قبل وضع خطة الترتيب لا بُدَّ من تحديد من يقوم بهذه المهمة وهي وضع خطة الترتيب المناسبة للمكتب، فيوجد عدّة جهات توكل إليها وظيفة وكيفية التخطيط، ففي بعض المنظّمات توكل المهمة للمدير الإداري لها فيقوم بوضع الخطوط العريضة للترتيب الذي يراه مناسب للإدارة، وبعض الأحيان يقوم بوضع التفاصيل، أمّا في المنظّمات التي توجد فيها وحدة تنظيم والإدارة أو وحدة التخطيط، فإن المدير الإداري يفوّض أمر وضع تفاصيل خطة الترتيب إلى خبير مختص من هاتيين الوحدتين.

 

 

ويقوم الخبير المختص بالاتصال برؤساء الإدارات والأقسام، حيث يقوم بوضع تفاصيل خطة ترتيب المكتب. وفي المنظّمات التي لا توجد فيها وحدة التنظيم والإدارة أو وحدة التخطيط، فإن المدير الإداري يفوّض أمر تخطيط الترتيب الداخلي للمنظّمة إلى أحد الموظفين من أصحاب الخبرة والاهتمام في هذا المجال. وفي كلّ الحالات يجب ممن يقوم بوضع خطة ترتيب المكتب أن يناقش رؤساء الإدارات في الترتيب الحالي وخطة الترتيب المقترحة، فالمناقشة تؤدي في الحصول على اقتراحات قيّمة تخص الترتيب الداخلي للمكاتب.

 

 

متى يجب دراسة الترتيب الداخلي للمنظّمة؟

يتم دراسة الترتيب الداخلي للمنظّمة وقت الحاجة لها ومتطلبات للتغيير، فالحاجة تكون في الحالات التالية:

 

 

عندما تحدث تغييرات على الإجراءات المتبعة في المنظّمة:

التغييرات في الإجراءات تتطلب إجراء تغييرات في ترتيب المكتب، وفي الموظفين الذين ينفّذون خطوات الإجراءات وفي إدخال الآلات والأجهزة الحديثة؛ لتسهيل مهمة التنفيذ للأعمال.

 

عدم ملائمة الترتيب الحالي للأعمال في المكتب:

قد يكون الترتيب الحالي قد وضع قبل عدّة سنوات ولم يحدث أي تغيير، وأصبحت المساحة المخصصة للمكاتب غير كافية، وقد توضّح العيوب في الترتيب الحالي للمكتب وتحتاج للدراسة ووضع خطة جديدة للترتيب.

 

 

ويوجد منظّمات تتَّبع سياسات محددة بخصوص ترتيب المكاتب، فتراجع خطة الترتيب فيها مرّة كل سنتين أو ثلاث سنوات؛ لكشف نقاط الضعف في الترتيب الحالي ووضع خطة لترتيب أفضل للمكتب. والمنظّمة تنمو وتتطوَّر، فيجب أن يكون إجراء التغييرات المناسبة على ترتيب المكتب لتناسب التطورات التي تحدث في المنظّمة.

 

عند حدوث زيادة أو نقصان في عدد الموظفين:

عند زيادة عدد الموظفين في قسم من الأقسام، فهذا يتطلّب زيادة في المساحة المكتبية المخصَّصة للقسم، وبالتالي إعادة ترتيب مكاتب هذا القسم والاقسام الأخرى، وعكس ذلك يحصل عند تخفيض عدد موظفي قسم من الأقسام.