تعريف المخزون هو عبارة عن مجموعة من السلع والمستلزمات والمواد الأولية الخام أو النصف مصنعة أو المصنعة والتي تمتلكها منشأة ما بغرض إعادة بيعها أو بغرض استخدامها في تصنيع سلع جديدة، ويعتبر المخزون السلعي من أكبر الاستثمارات المالية، لذلك يجب أن يكون موضوع عناية واهتمام من الإدارة كي تحقق أكبر قدر ممكن من الكفاءة، فيتحتم عليها تحديد أنواعه الواجب شراؤها وتحديد الحجم الأمثل للمخزون وتحديد الوقت الأفضل لإعادة الطلب أو الشراء.
بعد معرفة تعريف المخزون تكمن أهميته في ارتباطه مباشرة في عملية الإنتاج الرئيسة للمنشأة سواء كانت منشأة تجارية تلعب دور الوسيط في بيع السلع الجاهزة حيث يترتب عليها توفير كافة الأصناف التي تنوي بيعها، أو منشأة صناعية تقوم بتصنيع سلعة ما حيث يترتب عليها توفير كامل المواد الأولية اللازمة في عملية التصنيع، لذلك على المنظمة إدارة مخزونها بطريقة صحيحة ومناسبة لطبيعة المخزون نفسه، حيث إن على المنشآت التي تعمل في بيع المواد الغذائية على سبيل المثال أخذ الاحتياطات اللازمة للتأكد من توافر جميع الأصناف في مخازنها والحرص على تخزينها بطريقة مناسبة بعيدًا عن العوامل التي تؤدي إلى تلفها كالحرارة أو الرطوبة وأخذ تواريخ الإنتاج والانتهاء بعين الاعتبار.
أما فيما يتعلق بالمؤسسات الصناعية، فعليها توفير المخزون اللازم من المواد الأولية ومستلزمات التصنيع والصيانة بالقدر الكافي لنتاج الكمية المطلوبة منها، وتكمن أهمية الإدارة السليمة للمخزون في تجنب الخسارة الناتجة عن تلفه أو نقص المواد الأولية اللازمة لإنتاج كمية معينة من السلع مما سيضطر المنشأة إلى اللجوء لشراء مخزون طوارئ من هذه المواد والذي عادة ما يكون بسعر مرتفع أو بحدوث مشاكل غير متوقعة مع الموردين، وذلك يعتبر فشلًا في إدارة المخزون لما سيحدثه من خسائر أو انخفاضًا في الأرباح على أقل تقدير.
إن تعيين هامش أمان في أرقام المخزون الأساسي يعد من أهم الطرق التي من الممكن اعتمادها في سبيل تجنب انخفاضه وزيادته، إذ أن زيادة المخزون عن حد الأمان يعني أن على المنشأة البيع بأسعار أقل من الأسعار المعتادة، مما يعني انخفاض العائد على الاستثمار، لذا فعلى الجهة المسؤولة عن إدارة المخزون الأخذ بعين الاعتبار العوامل الخارجية التي من شأنها ان تخلق مشاكل في سلسلة التوريد المعتمد عليها في الحصول على السلع اللازمة، وانخفاضه يعني احتمالية عدم قدرة المنشأة على تقديم السلع والخدمات لزبائنها والذي قد يؤدي إلى انخفاض المبيعات نتيجة لخسارة هؤلاء الزبائن إضافة إلى الرواتب المدفوعة والتي ستذهب سُدى نتيجة لتوقفهم عن العمل.
وهنا يكمن هدف الرقابة على تكاليف المخزون السلعي حيث يترتب على الإدارة تخفيض إجمالي التكاليف إلى أدنى حد ممكن مع الاحتفاظ بكميات المخزون اللازمة في المنشأة ويقسم إدارة المخزون السلعي إلى عدة مجموعات رئيسة:
العربية
