التخطيط الاستراتيجي مهمة جماعية، لا يمكن أن يؤديها شخص بمفرده؛ فطالما أنه يخطط لمؤسسة ما، ولكل العاملين فيها؛ فمن المنطقي أن يتم إشراك كل هؤلاء العاملين في عملية التخطيط؛ لأن ما سيتم اتخاذه من قرارات سيؤثر فيهم، وسيحدد مهامهم فيما بعد.

لكن قد تكون مشاركة البعض في هذه العملية التخطيطية غير مباشرة؛ فالموظف الذي أرسل تقريرًا عن أداء الشركة في أحد النواحي، وتمت الاستعانة بهذا التقرير أثناء وضع الخطة الاستراتيجية، فهو مشارك في عملية التخطيط، حتى وإن كانت مشاركته غير مباشرة.

وهكذا لا يُشترط أن تكون مشاركة الجميع في عملية التخطيط مشاركة مباشرة، لكن لا بد منها؛ فبدون هذه المشاركة ينتفي جزء أصيل من فلسفة التخطيط ذاتها، وهي فكرة المشاركة من أجل الوصول إلى آراء عامة، وصياغتها في أهداف يمكن تحقيقها وفق إطار زمني محدد.

فريق عمل ولكن!

التخطيط الاستراتيجي مسؤولية جماعية، ينهض بها مجموعة من الأشخاص؛ الذين هم في الغالب كبار المديرين، لكن هناك من يرى أن هذه المهمة (التخطيط الاستراتيجي) لا يجب أن تكون مهمة جماعية؛ نظرًا لما تنطوي عليه من خطورة، ولما قد ينجم عن القرارات الخاطئة من عواقب وخيمة.

لكن هناك من يذهب إلى أنه لا مانع من أن يشارك في فريق التخطيط ممثلون عن العملاء، بل أن يُبدوا آراءهم ووجهات نظرهم في الخطط والاستراتيجيات المقترحة، وهو ذات التوجه الذي تنتهجه شركة نوكيا؛ حيث تعتمد في خططها الاستراتيجية على 250 عضوًا من العاملين فيها.

وعلى كل حال، وبعيدًا عن هذه الخلافات، فإن الشيء الأساسي هنا، والذي لا خلاف عليه، هو أن التخطيط مهمة شاقة، ومحورية، ولابد أن يتم تنفيذها كما ينبغي، وعلى أكمل وجه؛ فالأخطاء في مهام من هذا النوع ستكون عواقبها وخيمة وكارثية.

تشكيل فريق التخطيط:

هناك عدة مراحل تمر بها عملية تشكيل فريق التخطيط وهي:

1- تأكيد التزام الإدارة العليا: إذ لا جدوى من خطط، واستراتيجيات لن يتم تنفيذها، ومن هنا كان لزامًا على الإدارة العليا أن توافق على عملية التخطيط، وتنفيذ ما ينتج عنها من قرارات.

2- تحديد أفق التخطيط: أي أنه من الواجب أن يكون هناك أفق زمني يتم فيه تنفيذ هذه الخطة الاستراتيجية التي تم اتخاذها.

3- اختيار فريق التخطيط: هذه واحدة من المراحل المهمة؛ حيث يتم فيها اختيار الأشخاص الذين سيتولون إعداد الخطة الاستراتيجية.

ويرى البعض أن العدد المثالي لفريق العمل يجب أن يتراوح من 5-7 أشخاص؛ فهذا العدد ليس بالقليل الذي تظهر عليه علامات الضعف والوهن، ولا بالكثير الذي يكثر فيه الجدل والنقاشات التي لا طائل منها.

4- تحديد طريقة عمل الفريق: هنا يتم وضع استراتيجية داخلية يعمل وفقًا لها فريق التخطيط.

5- توزيع المسؤوليات: حيث يتم تكليف كل عضو من أعضاء الفريق بمهام واضحة ومحددة.

وفي النهاية، تكون ملامح الخطة الاستراتيجية تبلورت بشكل واضح، وهي الخطوة التي تسبق المراجعة النهائية، ثم التنفيذ.

ويمكن أن يتم عرض الخطة في صورتها النهائية على فريق من الخبراء والمختصين، وفي جو من السرية؛ ليعبروا عن آرائهم بشأنها، وحتى يتمكن فريق التخطيط من إجراء التعديلات اللازمة قبل البدء في مرحلة التنفيذ الفعلي.

خلاصة أساسية:

وفي النهاية، يمكن الإشارة إلى أنه _حتى عند أولئك المعترضين على فكرة أداء فريق عمل كامل لمهمة التخطيط الاستراتيجي _يجب أن يتولى هذه المهمة مجموعة ولو صغيرة؛ فعملية التخطيط من الصعوبة والخطورة التي تجعل من المستحيل أن يقوم بها شخص بمفرده.

ولا تكمن خطورة التخطيط في عملية ممارسة التخطيط نفسها، ولكن فيما ينتج عنها من قرارات؛ تلك التي يكون من شأنها رسم ملامح المؤسسة لفترة زمنية قد لا تقل عن خمسة أعوام.