وجود قاعة للاجتماعات العامة تكون هذه القاعة مجهزة بما يلي:

شاشات العرض؛ لإستقبال المراسلين والمندوبين لوكلات الأنباء العالمية، الصحفيين وغيرهم للاستماع لكل الأخبار التي تصدر من المنظّمة بشأن الأزمة.

 

يجب أن توفر المنظّمة مكتب للأمن ملحق لمركز إدارة الأزمات.

 

يجب أن توفر مركز للاتصالات والتليفونات والكهرباء.

 

يجب أن توفر غرفة للطوارئ.

 

توفر غرفة للبريد والرسائل.

 

توفر غرفة لإعداد السيناريوهات.

 

أن تقوم بتحديد المتحدث الرسمي بمنصة غرفة العمليات وأن يتم تحديد للجهمور، الذي سوف يقوم بالحديث معه من صحفيين وعملاء من خلال نصوص مكتوبة وواضحة ومحدده مسبقًا.

 

تحديد الأفراد الفنيين من داخل المنظّمة أو خارجها، الذين سوف يشاركون في الرّد على الأسئلة التي تمَّ طرحها.

 

تطبيق احتياطات الأمن قبل وأثناء وبعد المؤتمر الصحفي؛ ليتم مراجعة البطاقات المهنية والبطاقات الشخصية للصحفين، كما يتم منحهم إشارة محددة يتم استردادها منهم بعد الانتهاء من المؤتمر.

 

من الأفضل عدم إظهار شعار المنظّمة في المؤتمر؛ حتى يقلل من تذكر الناس بأزمة المنظّمة.

 

العمل على تقديم المشروبات والوجبات الخفيفة عند نهاية المؤتمر الصحفي للضيوف.

 

مركزإدارة الأزمات في الدول:

أصبح في الوقت الحالي العديد من دول العالم تنشئ مراكز قومية لإدارة الأزمات وللتعامل مع الكوارث، الذي يتحكّم بفاعلية مركز إدارة الأزمات عدّة نقاط من أهمها:

 

قدرتها على الإقناع بأسلوب إدارة الأزمة كأحد الأساليب الإدارية الحديثة؛ للتعامل مع المتغييرات القوية والسريعة في هذا العالم المتسارع.

 

مدى استعدادها لتفويض السلطة في حالة الأزمة أو الكارثة.

 

وجود المركز القومي للمعلومات التذي يقوم بتحديث المعلومات باستمرار.

 

وجود قنوات منتظمة لتدفق المعلومات.

 

وجود مراكز عملية وبحثية لديها القدرة على التنبؤ بالأزمات.

 

أن يكون لديهم القدرة على وضع الخطط التي لها بدائل متعددة لمواجهة الازمات.

 

مدى انضباط الجماهير وتأثيرها بالأزمات أو الكارثة، وردود الأفعال المتوقعة، خاصة أن ردود الأفعال الجماهرية قد تعمل على تفاقم النتائج إذا لم يسودها جو النظام والإحساس بالمسؤولية المشتركة.