تُعد نظم المعلومات الإدارية Management Information Systemsأحد المجموعات الفرعية من نُظم المعلومات المُكونة من البيانات وأجهزة الحاسوب التي تعمل على دعم العمليات الروتينية في الشركات، حيث تتكون نُظم المعلومات الإدارية من نظام مُحوسب يحوي أجهزة وبرامج وقاعدة بيانات تضُم جميع معلومات الشركة والتي يتم العمل على تنظيمها بطريقة تُسهل الوُصول إليها لإنشاء التقارير المُختلفة،حيث تُعد هذه التقارير بمثابة مرجع للمدراء الذين يعملون على إنشاء التقارير اللازمة لاتخاذ القرارات المُهمة من قرارات يومية حتى تصل إلى القرارات الاستراتيجية.
إنّ نُظم دعم الإدارة تعمل على توفير المعلومات اللازمة للتخطيط الاستراتيجي وتخطيط السياسات ونظم دعم القرارات في عصر يتسم بأنه عصر المعلومات، وتتنوع أنواع نظم المعلومات الإدارية حسب المُستوى وحسب الوظائف.
ما السرّ وراء كون نظم معلومات المكاتب مهمّة؟
تُعد نُظم المعلومات الإدارية أحد أهم العوامل المسؤولة عن نُمو الأعمال والشركات كدورها في التجارة الإلكترونية التي عملت على إحداث نقلةٍ غير مسبوقة في مجال التجارة نتيجةً لزيادة الإمكانات والكفاءات،وغيرها من القطاعات التي أثرت فيها كاستخدامها لإنشاء التقارير والحُصول على البيانات اللازمة في نظم اتخاذ القرار لمُستويات الإدارة المُختلفة من مُستوى مُتوسط ومُستوى تشغيلي ومُستوى إداري، وفيما يأتي سيتم توضيح أنواع نظم المعلومات الإدارية حسب المُستوى:
تعد نُظم الدعم التنفيذي Executive Support System أحد الأدوات اللازمة لإعداد التقارير من البيانات الموجودة، ليقوم بعد ذلك المُدراء التنفيذيون على استخدام هذه التقارير للوُصول إلى التقارير الواردة من جميع الأقسام الأخرى في مُستويات الشركة المُختلفة، حيث تُوفر أدوات نظم الدعم التنفيذي العديد من أدوات التحليل التي تُساعد على اتخاذ القرارات اللازمة.
ببساطة تعد نُظم الدعم التنفيذي برامج تعمل على السماح بتحويل المُؤسسة إلى تقارير يُمكن الوُصول إليها على المُستوى التنفيذي،والتي بدورها تُساعد على اتخاذ القرارات الغير روتينية وتحديد الاتجاهات طويلة الأجل في التخطيط الاستراتيجي، كما تُساهم في توضيح اتجاهات السوق وتفضيلاته وتقييم الأداء من خلال استخدام أدوات التحليل وتقييم الأداء.
يتم استخدام نُظم دعم القرارات Decision Support system من قِبل مدراء الأعمال الصغيرة من خلال القيام على استخدام تقارير تدعم تخطيط العمليات وكذلك القرارات التي تعمل على حل المُشكلات فهُو نظام يعمل على مُساعدة الأعمال التجارية في صُنع قراراتها التي تحتاج العديد من الإجراءات، كما أن نُظم دعم القرارات يُعد نظام مُصمم لمُساعدة الإدارة المُتوسطة والعليا من خلال تحليل بياناتها وتجميع المعلومات التي تُساعد في حل المُشكلات واتخاذ القرارات،ويُمكن أن يكون النظام إما مُحوسبًا بالكامل أو مدعومًا بواسطة البشر أو قد يتم الجمع بين كليهما.
النظام القائم على المعرفة Knowledge Base System، وهُو برنامج كمبيوتر تتمثل مُهمته في استخدام قاعدة مركزية من أجل حل المُشكلات المُعقدة، فهُو نظام يتكون من جُزأين الأول هو قاعدة المعرفة والتي تتضمن الحقائق، بينما يتمثل الجُزء الثاني من قاعدة الاستدلال والتي تعمل على السماح باستنتاج المعرفة الجديدة، فنُظم قواعد المعرفة تُشير إلى بُنية النظام التي تُمثل المعرفة؛ كالأنظمة الخبيرة.
تعمل نُظم التقارير الإدارية Management reporting systems على دعم أنظمة المعلومات في مُستويات الإدارة المُختلفة، حيث تتجلى مُهمتها في توفير تقارير روتينية ومُفصلة تُركز على الأنشطة السابقة والحالية بدلًا من تقديم توقعات مُستقبلية،فهي تُقدم أنواع البيانات التي يحتاجها المدراء لإدارة الأعمال بطريقةٍ واضحةٍ ومُفصلةٍ، كما ويتم استخدامها لتقييم أداء المُنظمات والمدراء والموظفين في المستوى الأدنى.
يُعرف نُظم معالجة المُعاملات transaction process system على أنه نظام يعمل على معالجة معلومات المُعاملات التجارية من خلال جمع بياناتها وتعديلها والعمل على استرجاعها بطريقةٍ تضمن توفير الأداء والموثوقية والاتساق،فهي نُظم تُستخدم لمُعالجة العمليات اليومية، مثل: أوامر الشراء أو إنشاء الشيكات وهذا الأمر يتطلب التفاعل مع النظام في الوقت الفعلي.
تُعد نُظم معلومات المكاتب Office Information System أحد المجالات المعنية بدارسة المكاتب والعمل على تطوير أفضل التقنيات من أجل توفير الدعم للعاملين فيها، حيث تعمل نُظم معلومات المكاتب على توفير التقنيات اللازمة للاهتمام بمُعالجة احتياجات العاملين في المكاتب، حيث تُتيح هذه النُظم تقديم العديد من الوظائف لهم كمُعالجة النُصوص وقواعد البيانات وتوفير مجموعات العمل القائمة على الشبكة وغيرها من الأمور التي سهلت الأعمال.
ما أفضل النظم المستخدمة في الشركات؟
حيث إنه ومن المعروف أن نُظم المعلومات الإدارية هي عبارة عن مجموعة من الأنظمة والإجراءات والتي تعمل على جمع البيانات من مصادر مُختلفة وتقديمها في طريقةٍ مقروءةٍ للمُستخدمين، فالغرض من نظم المعلومات الإدارية هو المُساهمة في جمع معلومات العمل من أجل اتخاذ قرارات العمل الرئيسة لمُستويات الإدارة المُختلفة،وعليه يتم العمل على تصنيف نُظم المعلومات الإدارية حسب الوظائف كما يأتي:
تُعد نظم معلومات التسويق والمبيعات Marketing and Sales Information System النُظم المسؤولة عن جمع معلومات التسويق والعمل على تخزينها وتحليلها وتوزيعها على المدراء وفق احتياجاتهم خلال فتراتٍ مُنتظمةٍ، حيث يرتكز هذا النظام على فهم الاحتياجات التسويقية ومتى وأين وكيف سيعمل المدراء على طلبها، لذا من المهم العمل على جمع البيانات من المصادر الداخلية بطريقةٍ مُستمرةٍ وبطريقةٍ مُخصصةٍ والعمل على إجراء المسح المُناسب للبيئة وكذلك القيام على إجراء بُحوث للتسويق، وتعتمد نُظم معلومات التسويق والمبيعات على:
تُعد نظم المعلومات المحاسبية Accounting Information System أحد الطُرق التي تستخدمها الشركات من أجل جمع بياناتها المالية والعمل على تخزينها من أجل مُعالجتها وإدارتها والإبلاغ عنها للمُحاسبين والاستشاريين ومُحللي الأعمال والمُراجعين ووكالات الضرائب،وذلك باستخدام الأدوات والأنظمة المُصممة لتلبية هذا الغرض وعليه لا بُد للشركات من اتباع الحذر عند استخدام مثل هذه الأنظمة والتحقق من عدم وجود أخطاء ونقاط ضعف فيها، حيث تتجلى مُهمة نظم معلومات المُحاسبة في كونها تُساعد على تدفق جميع المعلومات المُرتبطة بالبيانات المالية للشركة من ضرائبٍ وتقاريرٍ.
إنّ نظم المعلومات تعمل على التقليل من الحواجز أمام الشركات التي تسعى لتبسيط عملياتها مع حفاظها على قُدرتها التنافسية وهذا ما يحدث أيضًا مع نظم معلومات المُحاسبة، حيث تعمل على توفير صورة أوضح لمجالات التقصير في الأعمال أو حتى توضيح مجالات التحسين فيها، كما يُمكن أن تُساهم في تتبع رأس المال وتعزيز ثقة المُستثمرين بضمان شفافية ودقة البيانات المالية.
تُعرف نظم معلومات الموارد البشرية Human Resources Information System على أنها البرامج التي تُستخدم من أجل إدخال البيانات الخاصة بنظام الموارد البشرية وتتبعها ومعرفة كُشوف المُرتبات والإدارة وكذلك المُحاسبة داخل الشركة، وتتعدد النظم التي يُمكن للشركات استخدامها فلكل نظام قُدرات خاصة فيه تختلف عن غيره من الأنظمة، لذا من المهم للشركة اختيار ما هُو ملائم لها وغالبًا ما يتم اختيار النظام الأفضل خلال عشر سنوات، ولا بُد من مراعاة العديد من الاعتبارات عند اختيار النظام الخاص بالأعمال، وغالبًا ما يتم العمل على تكليف مندوبي المبيعات بهذه المُهمة كما يتم مُراعاة اختيار نظام ينمو مع نُمو الأعمال.
تُعرف نظم معلومات التصنيع والعمليات Manufacturing operations management على أنها مجموعة من الأنظمة التي يتم استخدامها في إدارة عمليات التصنيع وذلك من أجل العمل على زيادة الكفاءة، حيث تعمل هذه النُظم على توفير العديد من المزايا كإدارة الوقت والقدرة على تحليل الأداء والجودة وذلك يتم توفيره في الوقت الفعلي.
فهي تعمل على مُراقبة عمليات الإنتاج وتطويرها من أجل تحسين الكفاءة اللازمة لإنتاج مُنتجات ذات جودة أفضل وبأقل سعر، وعليه تُعد إدارة الجودة الشاملة أهم الأمثلة على نظم معلومات التصنيع والعمليات على الرغم من أن جميع النُظم تُركز على إزالة الخُطوات والأنشطة الغير لازمة في عمليات التصنيع والعمليات من أجل العمل على زيادة الكفاءة في استخدام العمالة والمواد والمُعدات، وعليه فلا يُوجد هنالك داعٍ للتسويق لسلع عالية الجودة ويتم قبولها بالسوق.
العربية
