تُعرف الإدارة على أنها مراقبة وتنظيم شيء ما من خلال مجموعة من الأشخاص المسؤولين عن التحكم في الشركة وتنظيمها،فإدارة مؤسسة سواء كانت مؤسسة تجارية أو منظمة غير ربحية أو هيئة حكومية، وتشمل أنشطة وضع استراتيجية للمنظمة وتنسيق جهود موظفيها أو المتطوعين لتحقيق أهدافها من خلال تطبيق الموارد المتاحة، مثل الموارد المالية والطبيعية والتكنولوجية والبشرية، فالإدارة هي التنبؤ والتخطيط والتنظيم الإداري والقيادة والتنسيق، ولذلك لا بد من عمل بحث عن التنسيق لأهميته ودوره في تحويل الموارد إلى فائدة، في حين تُعتبر المهمة الأساسية للإدارة هي التسويق والابتكار، حيث يرتبط الابتكار بالتسويق فيُعد ابتكار المنتجات قضية تسويقية أساسية، في حين يُعتبر التسويق جوهرًا أساسيًا لنجاح الأعمال.
يُعرف التنسيق على أنه فعل يجعل جميع الأشخاص المشتركين في خطة أو نشاط ما يعملون معًا بطريقة منظمة، فهو نشاط تنظيم أشياء منفصلة بحيث تعمل معًا، من خلال تنظيم الأنشطة المختلفة أو الأشخاص المشتركين في شيء ما حتى يعملوا بفعالية، وسواء كان النشاط نشاطًا تجاريًا أو نشاطًا بشريًا، فإن عملية تقديم بحث عن التنسيق الإداري يُعد وظيفة من وظائف الإدارة والتي تتكون من أربع وظائف هي التخطيط والتنظيم والقيادة والتنسيق.
يُشير مصطلح الإدارة إلى الأنشطة وغالبًا ما تكون مجموعة الأشخاص المشاركين في الوظائف العامة الخاصة بالإدارة، فالإدارة بحاجة إلى التركيز أكثر على مهارات القيادة، من قدرة على إنشاء الرؤية والأهداف وتوصيلها من أجل توجيه الآخرين لإنجازها، ومن الأشخاص الذين يشاركون في عملية الإدارة المديرين وهم أشخاص أو مناصب محددة في المستويات العليا للإدارة، مثل كبار المسؤولين التنفيذيين، وكبار المسؤولين الماليين، ونواب الرؤساء، والمديرين العامين للمؤسسات الكبيرة، وما إلى ذلك، أما النوع الثاني هو المُشرفين ويُشار عادةً فيه إلى الرئيس المباشر في مكان العمل، أي الشخص الذي ترفع تقاريره إليه مباشرة في المنظمة، ويشارك هؤلاء الأشخاص في تحقيق الوظائف الأربعة للإدارة.
عند القيام ببحث عن التنسيق الإداري لا بد من معرفة أن التنسيق الإداري هو أحد العناصر الأربعة لعملية الإدارة التي تتضمن التخطيط والتنظيم والقيادة والتنسيق والذي يُعرف على أنه توجيه لأنظمة المنظمة وعملياتها وهياكلها للوصول إلى الأهداف والغايات بفعالية وكفاءة، وهذا يشمل مجموعة مستمرة من الملاحظات، ورصد وتعديل النظم والعمليات والهياكل وفقا لذلك، وتشمل الأمثلة استخدام الضوابط المالية والسياسات والإجراءات وعمليات إدارة الأداء والتدابير لتجنب المخاطر وما إلى ذلك.
إن المُنظمة هي عبارة عن شخصين أو أكثر يعملون معًا للوصول إلى الهدف، سواء أكانت المنظمة بيروقراطية إلى حد كبير أو متغيرة وتنظيمًا ذاتيًا، يجب أن تكون المنظمة موجودة لسبب ما أو لبعض الأغراض أو لبعض المهام ضمنية أو صريحة، أو أنها ليست منظمة على الإطلاق، ولكل منظمة هدف يتطلب تحديده شكلًا من أشكال التخطيط، غير رسمي أو رسمي من أجل الوصول إليه، وهذا النوع من التواصل المستمر للوصول إلى الهدف، وتتبع الأنشطة نحو الهدف، ثم القرارات اللاحقة حول ما يجب فعله هو جوهر التنسيق الإداري، والتي يجب أن تكون موجودة بطريقة ما رسمية أو غير رسمية، فالتنسيق الإداري يجب أن يكون موجودًا أو لا توجد منظمة.
عند القيام ببحث عن التنسيق الإداري لا بد من معرفة أهم طرق التنسيق الإداري والتي لا يكون الهدف منها هو السيطرة بل التوجيه من أجل التأكد من استمرار التواصل بين الإدارة والموظفين ومن طرق التنسيق الإداري الضوابط الإدارية المُختلفة والتي غالبًا ما تستخدم مستندات موحدة لضمان جمع معلومات كاملة ومتسقة، تتضمن المستندات عناوين وتواريخ للكشف عن إصدارات مختلفة من المستند، وبالاستعانة بأجهزة الكمبيوتر التي أتاحت إمكانية استخدام نظم المعلومات الإدارية المتكاملة، وبرامج إدارة المشاريع، وأنظمة معلومات الموارد البشرية، وبرامج التشغيل الآلي للمكاتب، وما إلى ذلك.
يجدر الذكر أن إحدى الطرق الأخرى التي يُمكن التوجه إليها عند القيام ببحث عن التنسيق الإداري هي التفويض وهو عبارة عن نهج لإنجاز الأمور، بالتعاون مع موظفين آخرين، وغالبًا ما يُنظر إلى التفويض على أنه وسيلة رئيسية للتأثير، وبالتالي يصنف على أنه نشاط في القيادة بدلًا من التحكم، ويشمل التفويض عمومًا إسناد المسؤولية إلى موظف لإكمال المهمة، ومنح الموظف السلطة الكافية للحصول على الموارد اللازمة للقيام بالمهمة والسماح للموظف بتحديد كيفية تنفيذ هذه المهمة، وعادةً ما يشارك الشخص الذي يعين المهمة المساءلة مع الموظف لضمان اكتمال المهمة.
أما التقييم والذي يُعد إحدى طرق التنسيق الإداري فإنه يقوم بجمع المعلومات وتحليلها بعناية من أجل اتخاذ القرارات، وهناك العديد من أنواع التقييمات في المؤسسات، مثل: تقييم جهود التسويق، وتقييم أداء الموظفين، وتقييم البرامج، ويمكن أن تركز التقييمات على العديد من جوانب المنظمة وعملياتها، مثل: أهدافها وعملياتها ونتائجها، في حين تُركز إدارة الأداء على أداء المؤسسة الكلية بما في ذلك عملياتها، والنظم الفرعية والموظفين، حيث توفر مراجعات الأداء فرصة للمشرفين وموظفيهم للتواصل بانتظام حول الأهداف، ومدى تحقيق هذه الأهداف، وما الذي يجب القيام به لمواصلة تحقيقها، بحيث يُكافأ الموظف في شكل ما لتلبية معايير الأداء، أو الشروع في خطة تطوير مع المشرف من أجل تحسين الأداء.
وعند القيام ببحث عن التنسيق الإداري لا بد من معرفة السياسات التي تضمن توافق السلوكيات في مكان العمل مع القوانين الفيدرالية وقوانين الولايات، وكذلك توقعات المنظمة، حيث يتم تطبيق السياسات على مواقف محددة في شكل إجراءات، تساعد سياسات وإجراءات شؤون الموظفين في ضمان اتباع قوانين الموظفين وتقلل من احتمال التقاضي المكلف، أما الإجراء عبارة عن قائمة خطوة بخطوة للأنشطة المطلوبة لإجراء مهمة معينة تضمن الإجراءات تنفيذ المهام الروتينية بطريقة فعالة وفعالة.
إن التنسيق هو القدرة على جعل الناس أو الأشياء المختلفة تعمل معًا لتحقيق هدف أو تأثير ما، ويشير التنسيق إلى الموازنة والتوقيت ودمج الأنشطة في المنظمة، ويتضمن النشاط التجاري عمليات متعددة وسياسات متعددة ومهارات متنوعة وعمليات وإجراءات إدارية، حيث يعرض مختلف المديرين مواهبهم في أدوار مختلفة، وعند البحث عن التنسيق الإداري يُمكن استخلاص على أنه عملية مستمرة لتحقيق أهداف المنظمة، ويشمل كل هذه الجهود المتعمدة من جانب الإدارة حيث يتم مزج جهود أجزاء مختلفة من المؤسسة بحيث تتحرك بشكل متناغم نحو تحقيق الأهداف التنظيمية، ويمكن تقسيم تقنيات التنسيق الإداري إلى تقنيات هيكلية ورسمية وتقنيات غير رسمية ودقيقة.
وتُشير التقنيات الهيكلية والرسمية إلى تجميع أنشطة مماثلة في وحدات تنظيمية على أساس مبادئ تقسيم العمل، بحيث يُوفر بنية رسمية للمُؤسسة، بحيث يعرف الجميع الجهة التي تتصل بها لنوع معين من النشاط، وتتم من خلال عدة طرق منها المركزية واللامركزية والتي تُحدد ما إذا كان موضع سلطة اتخاذ القرار يكمن في المستويات العليا أو الأدنى من التسلسل الهرمي التنظيمي، وكذلك اللجوء إلى التوحيد والذي يعكس مدى تدوين السياسات والقواعد وتوصيف الوظائف وما إلى ذلك في الأدلة، ومن ثم التوجه إلى التخطيط والذي يُشير إلى الأنظمة والعمليات مثل التخطيط الاستراتيجي والميزانية ووضع الجداول الزمنية وتحديد الأهداف، وبالتالي يوفر إطارًا للتنسيق، عند القيام ببحث عن التنسيق الإداري.
أما التقنيات غير الرسمية فهي تمثل نوعًا من العلاقات الجانبية والتي تشمل الهيكل الرسمي، والذي يتضمن اتصالًا مباشرًا بين مديري الإدارات المختلفة التي تتقاسم مشكلة ما، وفرق العمل المؤقتة أو الدائمة، واللجان والإدارات التكاملية، كما تؤثر التنشئة الاجتماعية في عملية التنسيق الإداري حيث تُساعد في خلق ثقافة تنظيمية للأهداف والقيم الاستراتيجية المعروفة والمشتركة من خلال التواصل مع الأفراد حول طرق القيام بالأشياء، وأسلوب صنع القرار، والتدريب، ونقل المديرين، وإدارة المسار الوظيفي، ونظم القياس والمكافآت، وبهذه الطريقة يتم استيعاب نظام الأيديولوجية من قبل المديرين التنفيذيين في جميع أنحاء المنظمة عند القيام ببحث عن التنسيق الإداري، مما يؤدي إلى تحديد الهوية والولاءات، وفي نهاية المطاف إضفاء الطابع المؤسسي على الشركة.
العربية
