تُعرف عملية تحويل البيانات الموجودة في الحسابات المؤقتة بقائمة الدخل والحسابات الدائمة في الميزانية العمومية باسم إقفال الحسابات، وتشمل الحسابات المؤقتة الإيرادات والنفقات والأرباح، حيث إن الهدف من عملية إقفال الحسابات هو العمل على إعادة ضبط أرصدة الحسابات المؤقتة إلى الصفر في دفتر الأستاذ العام وكذلك نظام حفظ سجلات البيانات المالية للشركة.
كما تهدف هذه العملية إلى تحديث الرصيد في حساب رأس المال للمالك لذا يتم العمل على إقفالها في نهاية الفترة المُحاسبية، وعند القيام بإقفال الحسابات يعود الرصيد إلى الصفر حيث يتم العمل على إقفال حسابات الإيرادات وحسابات المصروفات وحساب ملخص دخل رأس مال المالك وحساب سحب المالك لحساب رأس المال الخاص به، كما تقوم مُعظم الشركات بإقفال حساباتها من أجل العمل على إعداد البيانات المالية السنوية وإقرارات الضريبة، حيث إنه من المهم أن يكون الرصيد صفر حتى تتمكن الشركات من مُقارنة الأداء عبر الفترات المُختلفة من خلال الاحتفاظ بسجلات دقيقة لأرصدة الحسابات.
تتم عملية إقفال الحسابات سنويًا أو شهريًا وفق ما يراه المُحاسبون مُناسبًا لهم حيث إن قيود الإقفال عبارة عن نموذج إدخال لبيانات دفتر اليومية للأرباح المُحتجزة، وتهدف عملية إقفال الحسابات إلى جعل الرصيد الذي تم ترحيله لحساب الأرباح المُحتجزة مُتطابقًا مع بيان الأرباح المُحتجزة وذلك من أجل البدء بالحسابات المُؤقتة بالفترة الجديدة برصيدٍ صفري، وتتم عملية إقفال الحسابات بعدة مراحل كما يأتي:
لإعداد حسابات مُؤقتة للفترة المُحاسبية الجديدة يتم العمل على تسجيل قيود يومية يتم العمل على إقفالها في نهاية الفترة المُحاسبية، ويُطلق على هذه الحسابات اسم الحسابات المؤقتة أو الحسابات الاسمية كما يُطلق عليها اسم حسابات بيان الدخل، ويتم العمل على قياس هذه الحسابات بشكلٍ دوري، كما يتم العمل على إقفالها في نهاية كل فترة محاسبية أو يتم العمل على تحويلها إلى الصفر لتجنب اختلاطها في الفترة المُحاسبية الجديدة، وتتكون هذه الحسابات المؤقتة من حسابات الإيرادات والمصروفات وحسابات السحب للمالكين، حيث إن قيود الإقفال مُعدة للحسابات المؤقتة فقط ولا يتم إغلاق الحسابات الدائمة، ويتم العمل على إعداد قيود الإقفال من خلال الخُطوات الآتية:
تبدأ الدورة المُحاسبية من خلال جمع المعلومات المحاسبية ونقلها بواسطة عمليات مُنظمة تعمل على إنتاج بيانات مالية مُفيدة، تبدأ هذه الدورة المحاسبية بدفتر اليومية الذي يُوثق جميع المعاملات ودفتر الأستاذ العام الذي يعمل على توثيق نشاط كل حساب، ثُم يتم العمل على إنشاء ميزان المراجعة وتعديل الإدخالات ونشرها، ثُم يتم بعد ذلك إعداد ميزان المراجعة المُعدل وإصدار بيانات مالية مُفيدة، وتنتهي هذه الدورة المحاسبية بعملية الإقفال التي تهدف إلى تحديث الأرباح المحتجزة وإلى إعادة تعيين الحسابات المؤقتة.
وبعد عملية الإقفال يكشف ميزان المراجعة عن رصيد الحسابات بعد عملية الإقفال ويتكون ميزان المراجعة من حسابات الميزانية العمومية فقط، ويُعد ميزان المراجعة عبارة عن أداة لإثبات توازن الحسابات فهو لا يُعد بيان مالي رسمي، حيث يتم ابعاد جميع حسابات الإيرادات والمصروفات والأرباح عن طريق عملية الإقفال بحيث لا تظهر في ميزان المراجعة بعد الإقفال.
وفيما يأتي توضيح لأمثلة على إقفال الحسابات:
إن الحسابات المُؤقتة عبارة عن حسابات موجودة في دفتر الأستاذ العام الذي يُستخدم من أجل جمع جميع المُعاملات خلال فترة مُحاسبية مالية واحدة، ليتم استخدام أرصدة هذه الحسابات في نهاية السنة المالية من أجل إنشاء بيان الدخل، ويُعد بيان الدخل عبارة عن بيان مالي يتم استخدامه من أجل الحصول على تصوير واضح للأداء المالي للشركة وأنشطتها وذلك خلال سنة مالية واحدة، ومن الأمثلة على الحسابات المؤقتة حسابات المبيعات أو المصروفات.
كما يُعد حساب مُلخص الدخل عبارة عن حساب مؤقت يُستخدم لتحويل أرصدة الحسابات المؤقتة إلى حساب الأرباح المُحتجزة، ولقد قامت شركة أمازون بنشر مثال لها لعام 2017 وقامت فيه بكتابة السنة المنتهية في 31 ديسمبر عام 2017، وتحويل جميع الأرصدة لديها إلى صفر من أجل تجهيزها للعام المقبل، كذلك يُعد تسجيل حساب الإيرادات الذي يعكس الإيرادات المُكتسبة لها فترة محاسبية واحدة مثالًا على الحسابات المؤقتة حيث تعرض الإيرادات لسنة واحدة مالية واحدة فقط،
تُستخدم الحسابات المؤقتة من أجل العمل على تسجيل الأنشطة المُحاسبية خلال فترة محددة بحيث يجب أن يكون الرصيد فيها في نهاية الفترة المحاسبية صفر، على سبيل المثال: لا يتم احتساب 100 دولار من إيرادات العام الحالي على أنها 100 دولار من إيرادات العام المُقبل حتى لو قامت الشركة على استخدامها في السنة الجديدة.
تعكس الحسابات الدائمة المركز المالي للشركة مُنذ فتراتٍ طويلة وتُعد حسابات الميزانية العمومية حسابات دائمة، وتتم عملية ترحيل أرصدة هذه الحسابات خلال فتراتٍ محاسبية متعددة، مثل: حساب المخزون الذي يُعد حساب دائم يحمل الأرصدة الآجلة خلال فترات مُحاسبية متعددة، وعلى سبيل المثال: شركة أمازون التي أبلغت في عام 2017 عن وجود مخزون لديها قيمته 11461 مليون دولار تم ترحيله لبداية عام 2017 وفي نهاية العام قامت أمازون على نشر أن المخزون لديها أصبح يبلغ 16047 مليون دولار أي أنها حققت ما قيمته 4586 مليون دولار زيادةً في المخزون، وعليه يُعد أي حساب مُدرج في الميزانية العمومية ما عدا حساب الأرباح المُحتجزة هو حساب دائم، وعلى سبيل المثال لو كان هنالك 100 دولار من النقد من العام الحالي فإنه يبقى مُحتفظًا به في العام الجديد حتى لو لم يتم انفاقه.
يُعد حساب ملخص الدخل حساب مؤقت يتم استخدامه من أجل إجراء قيود الإغلاق، حيث إنه في نهاية الفترة المحاسبية يتم العمل على إفراغ أرصدة الحسابات المُؤقتة إلى الصفر وذلك من خلال نقلها إلى حساب مُلخص الدخل، ليقوم بعد ذلك حساب ملخص الدخل بتحويل الرصيد الصافي من ربح أو خسارة لجميع الحسابات المؤقتة إلى حساب الأرباح المُحتجزة الذي يُعد عبارة عن حساب دائم موجود في الميزانية العمومية، وفيما يأتي مثال على إغلاق ملخص الدخل وتحويل الأرصدة فيه إلى حساب الأرباح المحتجزة الدائم:
العربية
