مفهوم الاتصال الإداري:

يعرف الاتصال الإداري بأنه العملية التي يقوم المدير من خلالها بإعطاء المعلومات بشكل منظم، ونقل مضمونها إلى عدد كبير من الأفراد العاملين في المنظمة أو الأشخاص، أو إلى المؤسسات ذات العلاقة والموجودة خارج المنظمة.

 

 

معوقات الاتصال الإداري:

يوجد العديد من المعوقات التي تقف في سبيل نجاح الاتصال الإداري كما أشار لها العديد من علماء الإدارة، ومن أهم هذه المعوقات:

 

عدم وضوح الأهداف من عملية الاتصال.

 

إساءة فهم الرسالة، فقد تكون الكلمات المستخدمة في عملية الاتصال غير مألوفة للمستقبل ويكون عدم ثقة ووضوح في اختيار الكلمات.

 

اختلاف المستوى الثقافي والتخصص والمستوى الوظيفي والموقع الاجتماعي والغايات والسمات الشخصية بين أطراف عملية الاتصال من مرسل ومستقبل .

 

تضارب البيانات والمعلومات وضعف وسائل الاتصال مثل انخفاض صوت المرسل، أو عدم جودة أسلوب كتابة الرسالة.

 

عدم وجود الثقة بين أفراد المنظمة و عدم وجود لمبدأ العلاقات الإنسانية والتعاون والشعور بالانتماء للمنظمة.

 

ضعف الهيكل التنظيمي وعدم وضوح في الاختصاصات وعدم وضوح سياسة المنظمة، ووجود تداخل بين المهام الإدارية.

 

تصنيف معوقات الاتصال الإداري:

تمَّ تصنيف معوقات الاتصال الإداري إلى عدّة تصنيفات، لكن بعض علماء الإدارة اجتمعوا على تصنيف الاتصال الإداري كالآتي:

 

 

معوقات فردية: وهي المعوقات التي تتعلق بطرفي الاتصال وهما المرسل والمستقبل، وقد يكون سبب هذه المعوقات عدة عوامل منها:

 

الاختلاف في اللغة المستخدمة.

 

درجة التعلم وثقافة المؤهل العلمي التخصص ومستوى الخبرة.

 

درجة الاهتمام بالاتصال أو المقاطعة والمكانة الاجتماعية.

 

معوقات تنظيمية: تتعلق بالتنظيم الرسمي للمنظمة والتنظيم غير الرسمي المنتشر فيها، حيث يرتبط بهذه المعوقات عدد المستويات الإدارية في المنظمة أو كبر حجمها وانتشارها الجغرافي، بالإضافة للعادات والتقاليد والثقافة التنظيمية المنتشرة في المنظمة، ومستوى التفاهم والثقة الموجودة بين الموظفين فيها.

 

معوقات بيئية: تشمل البيئة بأبعادها جميعها المادية التقنية والطبيعية.

 

معوقات تكتيكية أو فنية: وتتمثل بقصور أدوات وسائل الاتصال وعدم جودتها، أو عدم ملائمتها للرسائل المنقولة أو عدم وضوح الأهداف والتعليمات أو النقص في الخطط والسياسات.

 

إرشادات عامة لزيادة فعالية الاتصال:

 

الزيادة فعالية الاتصالات الإدارية والتقليل من أثر معوقات الاتصال، فلا بُدّ من المدير أن يأخذ بعين الاعتبار الإرشادات التالية:

 

 

لا بُدّ من تكوين مهارة الاستماع والفهم لكل من المرسل والمستقبل.

 

وضوح الرسالة المرسلة وذلك عن طريق وضوح العبارات ولغة الاتصال.

 

على المدير أن يكون مصدراً للسلطة ومحدداً للوقت وحريصاً على اختيار المعلومات التي يبعثها.

 

على المدير أن يحافظ على مستوى عالي من الصدق والليونه والرفق والتفاهم.

 

على المدير أن يعمل بشكل مستمر على أن تصله تغذية راجعة؛ ليعرف ردة الفعل لمستقبل الرسالة وعلى استيعابه للرسالة المرسلة.