توضّح قائمة الواجبات والأعمال التي ينفّذها الموظف خلال مدة زمنية محددة وهي فترة الدراسة، ويتم تحديد فترة الدراسة في أغلب الأحيان بأسبوع، فيطلق على هذه القائمة في بعض الأوقات جدول أعمال الموظف الأسبوعية. وتُملأ هذه القائمة من جدول الأعمال اليومية للموظف.

 

وعند القيام بإجراء دراسة لتوزيع العمل فيتم توزيع نسخ نموج الأعمال اليومية على الموظفين، وبعد أن يقوم الموظفين بملء النسخ والتي تكون طيلة أيام مدة الدراسة يتم تلخيصها وتصنيف محتوياتها في قائمة واحدة توضّح الواجبات التي قام بها الموظف خلال فترة الدراسة، ومجموع ساعات العمل التي استغلها في هذه الأيام للقيام بالمهام.

 

أمّا سبب اختيار فترة الأسبوع، هو الافتراض الذي يقول أن هذه الفترة تكفي لكي يحتوي كل الواجبات التي تطلب من الموظف للقيام بها في أي وقت، وهذا الافتراض سليم لمعظم الوظائف. ولكن توجد وظائف تكون فيها كمية العمل متزايدة في بعض الأوقات وتقل في فترات أخرى، فإذا كانت هذه التغيرات في فترات زمنية أكثر من أسبوع من الأفضل أن يتم تمديد فترة الدراسة حتى تكون أكثر من أسبوع، أو القيام بتنفيذ خريطتين لتوزيع العمل الأولى تمثل الأسبوع العادي والثانية تمثل الأسابيع المتغيرة.

 

 

من يقوم بتعبئة قائمة الواجبات؟

 

يتم ملء هذه القائمة إمّا عن طريق الموظف الذي ينفّذ العمل، أو عن طريق المشرف، أو عن

طريق المحلّل الإداري.

ولكل طريقة من هذه الطرق لها ميزات وعيوب.

وهي كالآتي:

 

عندما يقوم الموظف بملء القائمة: من مزاياه هو العمل على توفير الوقت، فيمكن ملء كل قوائم الموظفين في وقت واحد وذلك عن طريق الطلب من الموظفين العمل على ملئها، إما بأسلوب مباشر بتعبئة نموذج الأعمال الأسبوعي أو عن طريق تلخيص وتصنيف محتويات الجداول اليومية. أمّا عيوبها هو احتمال المبالغة من الموظفين عند تقديرهم للوقت الذين يقومون باستغلاله لتنفيذ العمل.

 

عندما يقوم الشرف بإعداد قائمة الواجبات اليومية: يقوم المشرف هو بتجهيز قائمة الواجبات لكل موظف من الموظفين الذين يشرف على أعمالهم، وفي نفس الوقت الذي يطلب فيه من الموظفون بإعداد قوائم لأعمالهم، ومن عيوب هذه الطريقة إن توفير الوقت لا يتحقق.

 

 

ومن مزاياها إمكانية التأكد من من الدقّة في البيانات، فيتمكن المحلّل من التاكد من صحة البيانات التي قام الموظف بتقديمها وهذا عن طريق المقارنة بين القائمة التي أعدّها، والبيانات التي أعدّها المشرف وعلى الموظف أن يقوم بتوضيح سبب الاختلاف.

 

أمّا طريقة التعبئة عن طريق المحلّل الإداري: يقوم المحلّل الإدري بذاته بإعداد قائمة الواجبات عن طريق المقابلات الشخصية مع الموظفين، وتعتبر هي الطريقة الأكثر دقّة. ومن عيوبها الوقت الكثير الذي يبذله المحلّل الإداري للقيام بالمقابلات الشخصية.