تتألف تكلفة تخزين المخزون أو حيازته أو حمله من: تكلفة المساحة المستخدمة بما في ذلك الإيجار والحرارة والصيانة وغيرها، تكلفة الأموال المرتبطة بالمخزون، تكلفة التأمين، وتكلفة تدهور وتقادم بنود المخزون، وتُشير بعض تكاليف التخزين على تكلفة أو قيمة المخزون، بينما تعتمد بعض تكاليف التخزين على الحجم الفعلي للعناصر، وغالبًا ما يتم ذكر تكاليف تخزين أو الاحتفاظ بالمخزون على أساس سنوي، ويجب أن يستند حساب تكلفة تخزين المخزون إلى التكاليف السنوية الإضافية أو تكاليف الفرصة البديلة للشركة لمعرفة كيفية عمل جرد للمخازن، بمعنى آخر إذا كان لدى الشركة مبلغ كبير من النقد ولا يوجد دي ومستودع فارغ نصفًا، فستكون تكاليف تخزين المخزون منخفضة نسبيًا.
تتضمن تكلفة تخزين المخزون التكاليف المرتبطة بحيازة الأصول والتخزين وتكلفة المال، يجب أن تؤخذ التكلفة الإجمالية الناتجة في الاعتبار عند تحديد مقدار المخزون الذي يجب الحفاظ عليه، وذلك لمعرفة كيفية عمل جرد للمخازن بحيث تتضمن تكلفة تخزين المخزون العناصر التالية:
هذه هي تكلفة المستودع والتي تشمل الاستهلاك على بناء والرفوف الداخلية، والمرافق، والتأمين على المباني، وموظفي المستودع، هناك أيضا تكاليف المرافق، مثل الكهرباء ووقود التدفئة للمبنى، حيث تُعد تكلفة ثابتة إلى حدٍ كبير، وبالتالي لا يمكن تخصيصها إلا للمخزونات المخزنة داخل المستودع؛ بحيث لا توجد وسيلة لربط هذه التكلفة مباشرة مع وحدة فردية من المخزون.
هذه هي تكلفة الفائدة لأي أموال تقترضها الشركة من أجل شراء المخزون أو على العكس إيرادات الفوائد الضائعة، ويمكن ربط ذلك بوحدة محددة من المخزون، حيث أن بيع وحدة واحدة يحرر على الفور الأموال التي يمكن استخدامها بعد ذلك لسداد الديون، وتكلفة هذه الأموال تختلف مع سعر الفائدة في السوق.
لا يقتصر الأمر على تكلفة تأمين المخزون ولكن أيضًا على تثبيت أي عناصر لإدارة المخاطر مطلوبة لحماية المخزون، مثل أنظمة إخماد الحرائق وتخطيط التخفيف من الفيضانات وأجهزة الإنذار ضد السرقة وحراس الأمن، كما هو الحال مع تكاليف المنشأة حيث تعد هذه التكلفة تكلفة ثابتة إلى حد كبير.
قد تتقاضى المنطقة التجارية التي يتم تخزين المخزون بها شكلًا من أشكال ضريبة الممتلكات على المخزون، والتي يجب أخذها بعين الاعتبار لمعرفة كيفية عمل جرد للمخازن، ويمكن تخفيض هذه التكلفة عن طريق بيع المخزون مباشرة قبل التاريخ الذي يتم فيه قياس المخزون لأغراض الضريبة.
واحدة من أكثر المهام التي تستهلك الكثير من الوقت هي معرفة كيفية عمل جرد للمخازن، حيث يجب من البداية القيام بتتبع المخزون، حيث يتطلب الحفاظ على العمل والانضباط، إلا أن نظام الجرد الجيد سيجعل من السهل تلبية احتياجات العملاء والتي تؤدي لنجاح الأعمال، لذلك لا بد من اتباع الخطوات الآتية لمعرفة كيفية عمل جرد للمخازن:
هناك عدد من برامج الكمبيوتر المتاحة لتتبع المخزون، بعضها غير مكلف نسبيًا، حيث تُوفر إمكانية القيام بطباعة وقراءة تسميات الرمز الشريطي وطباعة الفواتير وتوفير مجموعة كاملة من التقارير والإحصائيات، كما يمكن أيضًا استخدام برنامج قاعدة بيانات، مثل Microsoft Access لإدارة المخزون، كذلك من الممكن البدء بنظام البطاقة حيث يمكن شراء بطاقات المخزون المطبوعة مسبقًا من متجر مستلزمات المكاتب الذي يحتوي على مسافات لرمز العنصر والوصف والمورد والتكلفة وسعر البيع وبداية المخزون والمبيعات والرصيد الحالي، وعند وصول عنصر جديد سيتم تعيين رمز مخزون فريد وإدخال وصف وتكلفة وسعر البيع ومقدار مخزون البداية على البطاقة، وعند بيع عنصر ما يتم وضع رمز المخزون على بطاقة المبيعات، وفي نهاية اليوم يتم تحديث بطاقات المخزون من تذاكر المبيعات.
ولكيفية عمل جرد للمخازن والبدء بها، يجب في البداية عمل قوائم من نظام الجرد الخاص قبل العد الفعلي واستخدمها لإجراء عملية الفرز، حيث يجب أن تتضمن هذه القوائم رمز العنصر والتكلفة لكل عنصر وكمية المخزون المعروضة في السجلات، إلى جانب مساحة للعدد الفعلي ومساحة للقيمة الإجمالية لهذا العنصر في المخزون، وبعد العد يتم حساب القيمة بضرب التكلفة مرات العد الفعلي، ثم تجميع هذا العمود لجميع العناصر للحصول على إجمالي قيمة المخزون، وذلك باستخدام نظام يدوي، ولكن يمكن لنظام المخزون المحوسب حساب القيم، إلى جانب الاختلافات بين المخزونات الفعلية والمسجلة، وبمقارنة هذه المخزونات سيتم معرفة إذا كان هناك فقدان للبضائع من خلال السرقة أو الاختفا
العربية
