يعتبر الهيكل التنظيمي العمود الفقري الذي تبدأ منه جميع الشركات والمؤسسات التي تكون قيد التشييد، بهدف تنظيم العلاقات الرسمية بين الأفراد التي تضمها المنظمة، سواء من خلال تحديد السلطات، أو المهام الخاصة بكل فرد، مع تحديد طرق التنسيق بين كل النشاطات المدرجة ضمن خطة عمل الشركة، بالإضافة إلى تحديد طرق المحاسبة والمساءلة.
بالتالي يساعد الهيكل التنظيمي المؤسسات على النمو السريع، وذلك بالتركيز على الأهداف العامة للمؤسسة دون التركيز على الأهداف الفرعية التابعة لكل قسم من الأقسام، بالإضافة إلى العمل على تطوير مهارات الفريق، والتحكم بالموارد البشرية، بتحديد الأدوار والمسؤوليات التابعة لموظفي المؤسسة، كما يمكن من خلال الهيكل التنظيمي خلق بيئة تواصل جديدة بين أفراد المنظمات، تتناسب مع طبيعة العمل الكائن فيها.
وبسبب الأهمية الكبيرة لهذا المفهوم، كان من البديهي تطوره بمرور السنوات لينتقل من الشكل الهرمي الذي يوصف بالبيروقراطي وصولًا إلى الإدارة الذاتية، ومع وجود هذا التنوع في نماذج المخططات التنظيمية، لا بد من معرفة كيفية اختيار النموذج الأنسب لعمل المؤسسة من خلال الفهم الجيد للآلية التي تعمل بها هذه المؤسسة، وسنطلع على هذا الأمر من خلال مقالنا هذا.
حيث يتم معرفة من الذي يقدم التقارير والمعلومات، ومن الذي يستلمها، ومسؤول عن مراقبتها، وتقيمها، وينقسم بطبيعة الحال إلى نوعين رئيسيين هما:
يتم من خلالها معرفة عدد الأفراد القادرين على التفاوض بشكل مباشر وفعال مع الإدارات العليا، مع الأخذ بعين الاعتبار أن نطاق السيطرة يزداد كلما زادت نسبة الأفراد المرؤوسة إلى الرؤساء.
أي تحديد من المسؤول عن اتخاذ القرار في المنظمة، ونلاحظ في هذا المجال منهجين رئيسيين هما:
تقوم فكرة التخصص على مدى فهم أفراد المؤسسة لما يقومون به، وتقسيم العمل بناءً على هذا، حيث من الممكن وجود درجات تخصصية عالية تمكن الموظفين من التعامل مع المشاكل مما يسرع الإنتاجية، كما من الممكن أيضًا وجود مؤسسات تقبل بدرجات تخصصية أقل، عن طريق خلط مجموعة متنوعة من المهام، مما يزيد المرونة داخل أعمال المؤسسة.
تحدد كيفية تنظيم المهام ضمن المؤسسة، حيث تتفاوت درجة الرسمية من منظمة لأخرى، فمن الممكن وجود منظمات
ذات رسمية شديدة، تمتلك العديد من القواعد الدقيقة التي تحد من الحرية الخاصة بالعاملين، بينما توجد مؤسسات
أخرى تمنح حرية أكبر لموظفيها في جو أقل من الرسمية، بمنح فرص للإبداع والابتكار.
من المعلوم وجود العديد من نماذج الهياكل التنظيمية التي تتميز عن بعضها البعض بكيفية توزيع السلطة والمهام، فكل
منها مخصص لنوع محدد من المؤسسات التي تختلف عن بعضها في العديد من الأمور، لذلك من المهم معرفة كيفية
اختيار الهيكل المناسب للمنظمة، حيث أنه من المهم لكل صاحب عامل أن يختار المخطط التنظيمي الخاص بمؤسسته
لأنه الوحيد القادر على فهم طبيعة العمل ضمنها، وكيفية توزع أفراد الفريق وخبراتهم، ولكن بشكل عام يوجد بعض
العوامل التي يجب أن تؤخذ بعين الاعتبار في عملية اختيار الهيكل المناسب، ألا وهي:
من المهم جدًا أن يدعم المخطط استراتيجيات المنظمة وأهدافها، فعلى سبيل المثال إن أراد مدير العمل أن يكون مقر
المؤسسة مستقرًا، فيتوجب عليه أن ينتقي مخطط يتميز بالرسمية والمركزية، أما إذا كان هدفه الأسمى يسعى إلى
الإبداع الدائم، فيجب أن يختار مخطط يوفر الحرية واللامركزية.
يلعب حجم المؤسسة دورًا هامًا في اختيار المخطط المناسب، فمن الطبيعي وجود اختلافات ادارية بين الشركات
الكبيرة والمتوسطة والصغيرة الحجم، فلكل منها مواردها وميزانيتها، وحجم مختلف من العلاقات والتعاملات
والعملاء.