هي خدمة مقدّمة للمنظَّمة يقوم بتقديمها مستشار إداري أو فريق من المستشارين المتخصصين في مجال معين، تتطلب إجراء دراسة للمنظَّمة تقوم من خلالها تحديد المشكلة التّي تواجهها المنظَّمة، كما تقدم لها مجموعة من التّوصيات المناسبة لمواجهة المشكلة.

 

 

خطوات الإعداد للاستشارة عندما تكون لجهة حكومية والمستشار جهة حكومية:

يشعر مدير المنظّمة بوجوج مشكلة إدارية تواجهه في المنظّمة، ويكون هذا نتيجة ملاحظته الشخصية أو من خلال تقارير المدراء للأقسام والإدارات الأخرى في المنظّمة، أو عن طريق الموظفين أو عن طريق شكاوى الجمهور.

 

 

وبعد ذلك يبدأ المدير بمناقشة المشاكل مع مدراء الإدارات؛ ليتم تحديد الإطار بشكل واضح وتحديد نوع الاستشارة التي تحتاج المنظّمة لها. وبعدها يقوم بإعداد خطاب ويقوم بإرساله لمدير الجهة التي تقوم بتقديم الاستشارات في الدولة.

 

 

ويقوم بالخطاب بتحديد المشاكل التي تواجه المنظّمة، ويطلب من الجهة الاستشارية بإرسال خبير أو فريق من الخبراء ليقوموا بتحليل المشاكل وتقديم التوصيات بشأنها.

 

عندما يصل الخطاب للجهة الاستشارية، فإن المدير لهذه الجهة الاستشارية يطلب من أحد المستشارين القيام بالاستشارة لحل المشكلة التي تواجه المنظّمة إذا كانت المشكلة بسيطة، أمّا إذا كانت المشاكل تشمل أكثر من جانب وتحتاج لعدد من الخبراء، يقوم مدير الجهة الاستشارية بتوكيل فريق من المستشارين للقيام بإجراء الدراسة ويعين منسق بينهم.

 

يرسل مدير الجهة الاستشارية خطاب جوابي لمدير المنظّمة التي طلبت الاستشارة يخبرها اسم المستشار، أو أسماء فريق المستشاريين، ويحدد فيه أيضًا اسم منسق الفريق. ويطلب أيضًا أن يتم تحديد كبار الموظفين في المنظّمة، أو أحد الموظفين الذين لديهم علاقة بالمشكلة ليكون ضابط الاتصال.

 

 

ومهمة ضابط الاتصال هو تسهيل مهمة الفريق أثناء قيامهم بالدراسة، مثل تحديد المواعيد للمقابلات مع المدراء والقيام بتوزيع الاستبيانات وغيرها من الأعمال، التي يقوم أعضاء الفريق بطلبها منه.

 

ترسل للجهة التي طلبت الاستشارة خطاب جوابي تحدد فيه اسم ضابط الاتصال وعنوانه داخل المنظّمة ورقم الهاتف.

 

يطلب المستشار أو المنسق والفريق الاستشاري من ضابط الاتصال في الاجتماع الأول أن يحدد له موعد ليقابل مدير المنظّمة، أو الأشخاص الذين لهم علاقة بالمشكلة.

 

يقوم المستشار أو المنسق وفريقه الاستشاري للجهة التي تحتاج للاستشارة بمقابلة مدير المنظّمة؛ لكي يتم التعرف على المشاكل بطريقة أكثر وضوح وعلى تحديد نوع الاستشارة المراد القيام بها، وعندما يقوم المستشار بهذا يرافقه ضابط الاتصال. وبعدها يقوم المستشار بجولة تعريفية في بعض الإدارات والأقسام.

 

يقوم المستشار بإعداد مذكرة بما حصل في الاجتماع وخصوصًا في الجوانب التي ستتضمنها الاستشارة، وتعتبر هذه المذكرة اتفاقية للقيام بالاستشارة.

 

يتم اجتماع بين المنسق وفريق العمل؛ لوضع خطة للدراسة وتحديد الجدول الزمني يوضح مراحل الاستشارة كاملة، وأن يقوموا بتزويد المنظّمة بنسخة من هذه الخطة، وأن تزوّد بنسخة من المذكرة بعد أن يتم توقيعه بين الجهتين.

 

يتم البدء بتنفيذ الاستشارة، حسب الخطة التي تمَّ إعداها بالخطوة السابقة، ويساعد في هذه المرحلة ضابط الاتصال في تزويد الفريق بكل ما يحتاجه من تقارير ودراسات وأنظمة، كما يساعد في تدريب مواعيد المقابلات مع المسؤولين بالمنظّمة، وتسيير الاستشارة حسب خطوات الاستشارة الإدارية حتى تصل للنهاية.