ما معوقات الإدارة الفعالة للوقت في المشاريع؟.
إذا قمت بصرف قدر كبير من وقتك في تنفيذ أعمال المشروع بنفسك، فإنك ستكون سلبت وقت ثمين من وقتك المخصص لمراقبة المشروع.
العوامل الشائعة التي تسلب وقتك كمدير مشروع:
ضعف التواصل.
المسؤوليات غير الواضحة.
الزيارات غير المنضبطة.
نقص المعلومات.
الاجتماعات الكثيرة.
مراجعة المشروع مرات عديدة.
الأحاديث العريضة في المكتب.
متابعة البيانات والمعلومات.
حفظ السجلات.
تغيير الأولويات.
تغييرات بلا تفسير.
الأزمات غير الضرورية.
التسويق.
التضارب في العمل التنفيذي.
الإفراط في الانتباه للتفاصيل.
المبالغة في الالتزام.
الأهداف غير الواضحة.
الافتقار للدعم والمساندة.
عدم توفر الأدوات اللازمة للمشروع.
التأكد من توافر المصادر.
البيروقراطية (العمل المكتبي الروتيني).
السياسة وصراعات القوة.
الحواجز والحدود المفروضة بين الوظائف والأقسام المختلفة التخريب.
خلق المشاكل.
ويمكنك أن تفكر بعوامل أخرى كثيرة كلها تؤثر عليك إلى حد ما وكثير منها له تأثير خطير على فعاليتك، والنتيجة المترتبة على سالبات الوقت هذه هي أنها تختزل يوم العمل بالنسبة لك وبالنسبة لأعضاء فريقك.
ماذا يمكنك أن تعمل لمعالجة سالبات الوقت:
ابدأ بمعالجة المشاكل الأساسية، وبالطبع لا يمكنك أن تأمل بتشجيع أعضاء فريقك على تحسين إدارتهم للوقت إذا عرضت جميع أعراض سوء تنظيمهم له، وعليك استخدام وقتك بفاعلية، وهذا من خلال:
تعيين العمل بوضوح لأعضاء الفريق.
إعداد قائمة الأعمال وتحديثها بشكل يومي.
أداء المهام الصعبة أولاً أو عندما تستطيع أن تركّز عليها بفاعلية.
قلّل من العمل المسند إليك في جدول المشروع.
مراقبة عمل المشروع من خلال مراجعة جداول الخطة كل يوم.
وضع أولوياتك والالتزام بها بقدر الإمكان.
توجيه تركيز الأعضاء على أهداف المشروع.
عدم قبول أعمال أكثر مما تستطيع أن تنجزه بالفعل في الوقت المحدّد.
التركيز على الجوانب ذات الخطورة العالية في أعمال المشروع النشطة حاليًا.
الاستشارة عند الحاجة ولكن اتخذ القرارات فوراً واشرحها.
الأسئلة التي يجب أن تسألها لنفسك لمعالجة سالبات الوقت:
ما الذي أعمله ولا يحتاج في الحقيقة إلى عمل؟
ما الذي أعمله ويستطيع أحدهم أن يعلمه بنفس الجودة وربما بشكل أفضل؟
ما الذي لا أعمله وسوف لا يُنجز بالمرة إذا تجنبت عمله؟
ما الذي إذا عملته لوضع أولويات وأهداف واضحة لنفسي ولأعضاء فريقي؟
هل نقلت الأولويات الحالية إلى كل عضو معني بأن يعرف ذلك؟
هل يعرف كل عضو ويدرك عواقب تجاهل الأولويات؟
هل يعرف كل عضو الجوانب ذات الخطورة العالية أو المؤشرات الدالة على المشاكل المحتملة؟
والإجابة على هذه الاسئلة سوف يساعدك في تحسين استخدامك للوقت، وسوف تشجّع الآخرين على تبني نفس العملية والخطوات التي تتبعها.
العربية
