تُعتبر قيود التسوية بأنها قيود محاسبية يومية، تختص بتقديم حسابات الإيرادات والمصاريف، وعادةً ما تتم في نهاية الفترة المحاسبية وتختص قيود التسوية بالحسابات التي حصلت بشكل فعلي، حيث يُعتبر مبدأ الاعتراف بالإيرادات أساس قيود التسوية المحاسبية التي تخص الإيرادات غير المحصلة، والإيرادات المستحقة بموجب أساس الاستحقاق.

 

 

وبمعنى آخر يجب أن يقوم المحاسب بتسجيل العملية المحاسبية في الفترة المالية التي حدثت هذه العملية المحاسبية، بغض النظر عن استلام وقبض الأموال نتيجة العملية المحاسبية أم لا، بينما تبعاً للأساس النقدي فإن المؤسسة لا تقوم بتسجيل العملية المحاسبية إلا إذا تم استلام النقد ولا يتم تسجيل قيد للتسوية النقدية ما لم يستلم الأموال نقداً. وفي بعض الأحيان يُسمّى اليوم الذي يتم فيه عمل الميزانية العمومية بيوم التسويات الجردية؛ لأنه يتم عمل التسويات في هذا اليوم.

 

 

كيفية العمل بأساس الاستحقاق والأساس النقدي:

 

يتم العمل في النظام المحاسبي على أساسين هما: الأساس النقدي وأساس الاستحقاق، حيث يقوم أساس الاستحقاق على الاعتراف بحدوث جميع العمليات المالية والمحاسبية في حال تحقيقها؛ حيث أنه عند قيام المؤسسة أو الشركة بأداء بعض الخدمات أو بيع سلع معينة أو حتى عندما تتحمل مصروف معين، فإن العملية المالية تُسجل في الدفاتر المحاسبية بصرف النظر هل تم قبض أو تحصيل أو دفع المبلغ المتعلق بالعملية، بينما تبعاً للأساس النقدي، فإن المؤسسة لا تسجل هذه مثل العملية إلا بعد حصول عملية استلام أو دفع المبلغ الذي يخص العملية، مع ملاحظة أن أساس الاستحقاق هو المبدأ الأكثر استخداماً في عالم المحاسبة بشكل عام، وهو يُعتبر مناسب وملائم مع المبادئ المحاسبية المتعارف عليها.

 

 

وعادةً ما يتم التعامل بالأساس النقدي بشكل كبير في المؤسسات والشركات الصغيرة التي لا تتعامل بالدين، بينما عندما يتم اتباع أساس الاستحقاق، فإنه عند إعداد قائمة الدخل وقائمة المركز المالي يتطلب الأمر افتراض توقف حياة المؤسسة أو توقف أنشطتها؛ ليتمكن المحاسبون من قياس وتحليل وتقدير نتائج الأنشطة المحاسبية عن الفترة المالية المنتهية، حيث يتطلب هذا التوقف المفترض نوعاً ما القيام بإجراء قيود التسوية للعمليات الجارية والفعالة، وذلك من خلال تسوية أرصدة الحسابات لحالات الحسابات التي يجب أن تكون عليه لحظة التوقف المفترض، وهذا لتحقيق والعمل بحسب مبدأ مقابلة الإيرادات للمصاريف والمتعلقة نفس الفترة المالية، ومن ثم القيام بقياس أعمال المؤسسة وتحديد المركز المالي لها، هل تم تحقيق ربح أم خسارة.

 

 

أنواع قيود التسوية:

 

غالبية القيود المحاسبية من الممكن تصنيفها على النحو التالي:

القيود المتعلقة بالمصاريف: المصاريف المدفوعة مسبقاً، وهي النفقات التي دفعت نقداً وتم تسجيلها كأصل قبل استخدامها، والمصاريف المستحقة هي المصاريف والنفقات التي سُجلت على المؤسسة ولكن لم يتم دفع قيمتها النقدية ولم يتم تسجيلها ولكن يستحق دفعها.

 

القيود المتعلقة بالإيرادات: الإيرادات المدفوعة مقدماً، والإيرادات التي تم تحصيلها نقداً وسجلت على المؤسسة كخصوم ولكن لم تُكتسب بعد، والإيرادات المستحقة الدفع وهي الإيرادات التي تحققت ولكن لم يتم تسجيلها حتى اللحظة وكذلك لم تُحصل قيمتها نقداَ.