مفهوم الرّقابة:

هي أنشطة تنظيميَّة منهجيَّة هدفها جعل الأنشطة المختلفة والخطط التّي تمَّ وضعها والنّتائج منسجمة مع التّوقُّعات والتّنبُّؤات والمعايير المُستهدفة.

 

 

أهداف الرّقابة:

تقليل التّكاليف: إذا تمَّ استخدام نظام الرّقابة بشكل فعال فإنّه سيؤدي إلى خفض كبير في التّكاليف من خلال ضبط عمليات الإنتاج، ووضع معايير للأداء، ونسب التّالف والوقت الضّائع.

 

تقليل الأخطاء المتراكمة: مهما كان حجم الخطأ كبيراً أو صغيراً، وإذا تكرَّر فإنَّه سوف يؤدي إلى مشكلة كبيرة، فيجب معالجة الأخطاء أولاً بأول، وأي خطأ يجب أن يُؤخذ على محمل الجد؛ لأنَّه قد يُخفي وراهُ ما هو أعظم.

 

التّكيُّف مع التّغيرات البيئية: عند تحديد وقت للوصول إلى هدف معين، قد تتأثر المنظمة بمجموعة من التّغيرات، وقد تعيق هذه التّغيرات الوصول للأهداف، وهنا يبرز دور النّظام الرّقابي الجيد، فإذا كان النّظام الرّقابي فعَّال فسوف يساعد المدير على استباق التّغيرات والتّعامل معها والتّكيُّف مع الحالات الجديدة.

 

المُواكبة والانسجام مع التّعقيد التّنظيمي: بمعنى أنَّه كلَّما كان حجم المنظمة كبيراً احتاجت المنظمة هيكلاً تنظيميّاً أكثر تعقيداً، وبالتّالي تحتاج المنظمة نظاماً رقابيّاً يستطع توضيح هذا التّعقيد، ويساعد الإدارة في التّعامل مع التّعقيد ومعرفة آليَّات العمل.

 

مراحل العملية الرّقابية:

تحديد الأهداف والمعايير: في مرحلة التّخطيّط نحدّد الأهداف، ولا بدَّ من وضع معايير أداء لمجالات العمل الرئيسة، وتسعى كلُّ أقسام المنظمة لتحقيق الأهداف ضمن هذه المعايير، فهي تعتبر المرحلة الأولى لعملية الرّقابة.

 

المعيار: هو رقم محدَّد كميّاً أو حالة نوعيَّة تسعى المنظمة للوصول إليها، وتعتبر حكماً لِقُبولِ الإنجاز أو رفضهِ.

 

معيار المدخلات: يقيس جهد العمل الداخل في أداء المهمات والعمليات.

 

معيار المخرجات: يقيس النّتائج للأداء في إطار كمّيٍّ أو نوعيٍّ أو زمنيٍّ أو كلفوي.

 

قياس الأداء الفعلي: وتمثل الخطوة الثّانية في الرّقابة، وهي قياس ما حصل وما أُنجز فعلاً من مهام وأنشطة وواجبات من الأقسام والعاملين أو المنظمة في مجال المدخلات والمخرجات، ويفترض أن يكون القياس دقيقاً لمعرفة ما تمَّ تحقيقهُ على أرض الواقع لتتمَّ مقارنتهُ بما خُطِّط لهُ مسبقاً.

 

مقارنة النتائج بالمعايير والأهداف: في هذه المرحلة تقوم المنظمة بمقارنة ما تمَّ إنجازهُ بما تمَّ تحديدهُ مسبقاً من أهداف ومعايير، ويعبر عنه بالمعادلة التالية:

 

 الانحراف= الأداء المرغوب تحقيقة - الأداء الفعلي 

 

 

وقد تكون النّتائج موجبة؛ أي أنَّ الانحراف الإيجابي يكون الأداء الفعلي أكبر من الأداء المرغوب تحقيقهُ، وقد يكون الانحراف سلبيّاً.

 

 

وقد تكون المقارنة بين الأداء الحالي وأداء السّنوات السّابقة، وقد تكون المقارنة نسبية، وهي المقارنة بين أداء المنظمة أو أقسامها، أو الأفراد مع منظمات أو أقسام أو أفراد مشابهة لها، أو تكون المقارنة هندسية، فتستخدم هنا معايير محددة علميّاً بطرق فنيّة.