هو القيام بعملية التحديد للمهام الضرورية لتحقيق الغاية التي تسعى المنظّمة للوصول إليها، والقيام بتقسميها إلى مجموعات تُمكّن الإدارة من تحديد كل وظيفة محددة ويجب أن يقوم بها موظف محدد.

 

 

مفهوم الخطة:

هي قائمة بالأهداف والخطوات تكون مقترنة مع فترة زمنية محدّدة لإنجاز الأهداف و الطّرق المستخدمة لإنجازها.

 

 

مفهوم الخطة التنظيمية:

 

هي جزء من أجزاء خطة العمل يقوم المخطط بتحديد أشكال العمل بأقل تكلفة، لكن مراعاة أكبر قدر من الكفاءة، ويأخذ فيها المخطط بعين الاعتبار الهيئة التنظيمية والقانونية للمنظّمة وهيكلها التنظيمي للأفراد والموارد.

 

 

عوامل يجب مراعاتها في الخطة التنظيمية:

 

دراسة الأهداف التي تسعى المنظّمة بالوصول إليها وتحديد الوظائف التي سوف تنفذها.

 

أهمية الوقت بالنسبة لإنهاء أعمال المنظّمة.

 

معرفة حجم المنظمة.

 

مكان عمل المنظّمة أي تحديد المركز وتحديد الفروع.

 

مدّة حياة المنظّمة.

 

الموارد والموظفين التي تحتاج إليها وكيفية الحصول عليها.

 

معدل التغيير المنتظر في حجم المنظّمة بمعنى معرفة الانكماش والنمو.

 

عناصر الخطة التنظيمية:

 

تحديد الأغراض التي تسعى المنظّمة الوصول إليها.

 

القيام بوضع خريطة تنظيمية توضح الإدارات والأقسام الأساسية في المنظّمة وخطوط السلطة والمسؤولية فيها.

 

تحديد الأعمال الأساسية والأعمال الفرعية التي يجب أن تقوم بها المنظّمة.

 

القيام بتحديد دليل للتنظيم أو كتيب يحتوي على كل العناصر التي يتكون منها التنظيم.

 

تصنيف الأعمال التي تقوم بها المنظّمة في مجموعات متناسقة وتقسيمها وتجميعها في حدات إدارية، حيث يتم وضع الوظائف المتشابهة والمتكاملة في وحدة إدارية واحدة، ثم يتم وضع الأساليب والإجراءات اللّازمة للقيام بالعمل لكل وحدة أو قسم.

 

المتابعة للخطة، أي أن تكون الدراسة دائمة للتنظيم وتكيفيه طبقًا لمقتضيات العوامل المتغيرة والتعديل عليها بالطريقة التي تكفل التقديم المستمر.

 

تحديد المواصفات للوظائف وتحديد عدد الموظفين الذين تحتاج لهم المنظمة للقيام بالأعمال.

 

تحديد الصلاحيات والمسؤوليات التي يحتاج لها الموظفين للقيام بالعمل وبالتالي تحديد العلاقات المتبادلة بينهم.