بسبب التغيير التكنولوجي والتطور السريع الذي حصل في هذا العصر التي لها تأثير على العديد مجالات الحياة المتنوعة، ومن هذه المجالات هو مجال الأعمال في المنظمات، فإن سبب التغيير في نظام العمل في منظمات الأعمال هو تطور التكنولوجيا وطريقة إدارة المعلومات في المنظمات.

 

 

مفهوم التغيير الإداري:

هو أي تطوير يتم دمجه في منظّمات الأعمال، أو هو أي عملية تبديل أو هو عملية الانتقال من حالة إلى حالة أخرى، والتغيير في أحد جوانب المنظّمة يؤثر على باقي الجوانب الأخرى، فأي تغيير داخل المنظّمة يؤثر في المنظّمة قد يحقق لها نجاح كبير وتميّز.

 

 

 

تعريف التكنولوجيا:

هي التنفيذ العملي للدراسات العلمية وهي إحدى الوسائل ليتم الوصول لأحسن التطبيقات لهذه البحوث، وهي أسلوب صنع الأشياء والقيام بمهمة محددة، علم الصناعة وعلم الماكينات والآلات والمهمات العملية.

 

 

تطوير إدارة المعلومات:

أصبحت التجمعات المعاصرة ومنظماتها العلمية والمنظمات الثقافية والمنظمات الإنتاجية تعاني من التدفق الكبير في المعلومات التي أصبحت تكبر بمعدلات كبيرة بسبب التطور العلمي والتطور التقني الحديث وظهور بعض التخصصات الجديدة، والانتقال من إنتاج المعلومات إلى الصناعة، هذه المشكلة في تفجر المعلومات مظاهر متعددة.

 

وهذه المظاهر هي:

 

النمو الكبير في حجم الإنتاج الفكري: حيث يوجد من يقول أن معدل النمو في كل سنة للإنتاج الفكري يتراوح ما بين (4-8)% وأصبح حجم المعلومات تتزايد بشكل ماعف كل اثنى عشر سنة. ولو اخذنا مثلاً شكلاً من أشكال النشر مثل الدوريات، فسوف نجد تطور كبير في حجم الإنتاج الفكري، بعد أن كان يمثل تقريبًا (100) دورية سنة (1800)، أصبح  في فترة الثمانينيات يأكثر من (70) ألف دورية، تشير الإحصائيات أيضًا إلى أن الإنتاج الفكري السنوي مقدرًا بعدد الوثائق التي تمّ نشروها والتي تمثل  ما يقارب (12- 14) مليون وثيقة، ويصل رصيد الدوريات على المستوى العالمي ما يقارب مليون دورية يضاف لها حوالي 15 ألف دورية جديدة في كل سنة، أما الكُتب فقد بلغ الإنتاج الدولي منها ما يقارب (600) ألف کتاب.

 

 

تشتت الإنتاج الفكري: كان للتخصصات العلمية في الموضوعات المتنوعة والتداخل في صفوف المعرفة أثر في تكوين فروع جديدة كالهندسة الطبية، الكيمياء الحيوية وموضوعات أخرى ضيقة ودقيقة، وكلّما كان الباحثون أكثر  تخصصًا تضخم حجم الإنتاج الفكري سوف تقل فعالية الدوريات التي تقوم بتغطية قطاعات واسعة، ومن ثم يصبح من الصعب المتابعة لكل الإنتاج الفكري والإحاطة به من قِبل الباحثين والدارسين.

 

 

تنوع مصادر المعلومات وتعدد أشكالها: تتنوع مصادر المعلومات التي تم نشرها وتنوع لغاتها أيضًا، بالإضافة إلى الكتب والدوريات والرسائل الماجستير والدكتوراة والتقارير العلمية التي يتم إعدادها وبراءات الاختراع بالإضافة إلى المعايير الموحدة والمواصفات القياسية، يوجد المصغرات والمواد السمعية والمواد البصرية وأوعية المعلومات الإلكترونية، مثل الأقراص المتراصة (CD – ROM) والأوعية الفائقة والوسائط المتعددة (Multi- Media) أو الهيبر ميديا (Hypermedia) وغيرها.

 

 

مفهوم إدارة المعلومات:

هي أحد الحقول العلمية في طريقه حتى  يصبح أكثر انتشارًا وتنظيمًا، ويهتم هذا الحقل العلمي بضمان المدخل التي توصل إلى المعلومات، وتوفر الأمان والسرية للمعلومات، وتقوم بنقل المعلومات والعمل على إيصالها لكل  شخص يحتاجها، وتخزين المعلومات والعمل على استرجاعها عند الحاجة، إدارة المعلومات هي العملية التي تتكوّن من استخدام أدوات تكنولوجيا المعلومات لتوفر استخدام أكثر فاعلية وأكثر كفاءة لكل المعلومات الموجودة لتقديم المساعدة للمجتمع أو للمنظمة أو للأفراد للوصول إلى أهدافهم.

 

تتعامل إدارة المعلومات بطريقة عامة مع الوثائق وبرمجيات الحاسوب والمعلومات الصوتية والصورية، ويتمركز اهتمام إدارة المعلومات حول فاعلية المعلومات والحداثة والدقة وسرعة التجهيز والكلفة وكيفية التخزين والاسترجاع، في أن خلق المعلومات وتحليلها ودراستها، وتعلّمها وفهم معناها ليست الموضوعات الأساسية لهذا الفرع العلمي التطبيقي.

 

 

 

البنية الأساسية لتكنولوجيا المعلومات:

المعدات والأجهزة المدخلات والمخرجات (Input and Output Devices): التي يتم استخدمها لقيام يإدخال المعلومات أو الأوامر والعمل على استقبال نتائج الطلبات (عن طريق السماعة أو المشاهدة)، وأدوات وأجهزة المدخلات والمخرجات تتمن الفأرة ولوحة المفاتيح وشاشة العرض والآلة الطابعة.

 

 

البرمجيات (Software): هي مجموعة من التعليمات التي يتم استخدامها لتنفيذ عمل معين، فالبرمجيات تتضمن: نظام التشغيل، برمجيات معالجة الكلمات، الميزانية، الأجر، والاتصالات.

 

 

أدوات وأجهزة الاتصالات: وهي التي تتمن المودم (Modems) والأقمار الصناعية (Satellites) والكوابل المحورية.

 

 

وحدة المعالجة: وتتكوّن من وحدة المعالجة المركزية (Central Processing Unite) والذاكرة الداخلية (Internal Memory)، وحدة المعالجة المركزية وظيفتها تنفيذ البرمجيات لتقوم بعمل محدد، بينما تقوم الذاكرة الداخلية بالعمل كمكان التخزين المؤقت للبرمجيات والمعلومات.

 

 

المعلومات التي تتعامل معها: وفي هذا الوقت بالإمكان التعامل مع المعلومات في أشكال مختلفة من نصوص مقروءة و نصوص مسموعة و نصوص مرئية ونصوص متحركة.

 

 

أدوات وأجهزة التخزين: وهي التي تقوم بحفظ المعلومات والبرمجيات من أدوات وأجهزة لإختزان الأقراص المدمجة (CD – ROM) والأشرطة والأقراص.