أنظمة إدارة المخزون هي الأنظمة المتخصصة المسؤولة عن كافة العمليات المتعلقة بعمليات إدارة المخزون، حيث يجب أن تتم إدارة المخزون بشكل فعال لضمان الحفاظ على الكميات التخزينية بشكل سليم والإبقاء على جودة المنتجات إلى حين وصولها للمستهلك، وفي إدارة المخزون يتم تتبع كافة العمليات المتعلقة باستلام البضاعة وتسليمها، ومستويات التخزين تبعًا لنوع المخزون، بالإضافة لتتبع وضبط الداخل والوارد وفقًا للمستندات والفواتير التي تسهّل تتبع كافة الإجراءات اليومية، كما تتيح أنظمة إدارة المخزون إمكانية مراجعة العمليات التي حدثت على المخزون من بيع أو توريد أو استلام كميات جديدة فيما مضى، هذا وإن عملية إدارة المخزون الصحيحة التي توفرها الأنظمة المختصة تساهم بشكل ما في رضا العميل.
هناك العديد من الآثار الإيجابية التي يمكن أن تعود على كافة الأطراف في بيئة العمليات التجارية عند ااستخدام أنظمة إدارة المخزون، سواء كان ذلك على مستوى المنظمة وأقسامها الإدارية والتصنيعية والبيعية والتخزينية، أو على مستوى العملاء المهتمين بأصناف ومنتجات هذه المنظمة، وعليه يمكن إدراك أهمية وجود أنظمة إدارة المخزون من خلال ما يأتي:
إن من أهم ما توفره أنظمة إدارة المخزون هو إعطاء تغذية فورية لكميات جرد المخزون بمجرد إتمام عمليات البيع أو استلام البضاعة، حيث تطرأ تغييرات دقيقة على كميات البضاعة من خلال أنظمة الجرد الفعال المرتبطة بأنظمة إدارةالمخزون، ويتم ذلك عمليًا من خلال وجود أرقام محددة ومتسلسلة يختص بها كل صنف من أصناف المنتجات التي تتوافر في المستودعات، وعليه يمكن إلقاء نظرة على كميات الأصناف، ومعرفة كميات التوريد المطلوبة من سلعة محددة بناءً على تناقص كمياتها الفعلية، كما يسهّل ذلك القيام بعمليات الجرد الفعلي من خلال معرفة الكميات المتوقعة المسبقة لصنف محدد من السلع، مقارنة بالكمية الفعلية.
تكمن أهمية وجود أنظمة إدارة المخزون في تقليل كمية الأخطاء التي يمكن أن تحدث أثناء عمليات التخزين والجرد التقليدية، حيث تُعطى أنظمة الجرد وإدارة المخزون فرصة لمراجعة الأخطاء التي يمكن أن تحدث أثناء استلام البضاعة وتخزينها ونقلها؛ إذ تدخل الأنظمة المحوسبة في عمليات العد والمراجعة والتدقيق على الكميات والأصناف في أنظمة المخزون الحديثة، كما تسمح أنظمة الباركود المستخدمة في أنظمة الجرد والمخزون بتسجيل كافة البيانات المتعلقة بالسلع أو المنتجات، ويُعكس أثر أي عمليات تمت على هذه الأصناف محاسبيًا بمجرد حدوث أي إجراء مادي عليها، مما يساعد على تقليل الأخطاء خاصة في ظل وجود عمليات بيع وشراء وتخزين ونقل عالية.
إن عملية إدارة المخزون ليس منفصلة أبدًا عن رضا وخدمة العملاء الذين يتعامون مع شركة أو منظمة بعينها، حيث يرتبط رضا العملاء بمدى توفر السلع أو المنتجات التي يطلبونها، خاصة تلك التي يتم الطلب عليها بشكل دوري، حيث تساهم أنظمة إدارة المخزون في معرفة الحاجة ثم تزويد المخزون السلعي من مادة محددة في حال كثرة الطلب عليها، بحيث يجد العملاء حاجتهم منها في أي وقت.
إن عملية المراجعة والتدقيق على العمليات التي تتم على المخزون تتأثر بنوع أنظمة المخزون وتطورها، حيث تلجأ بعض المنظمات إلى استخدام أنظمة تتبع كافة الحركات على مختلف الأصناف، مما يسهل مراجعة العمليات عليها وحمايتها من الخسارة أو السرقة، كما تضمن عمليات إدارة المخزون الحديثة حرصًا أكبر على المنتجات القيّمة ماديًّا من خلال ربطها بأجهزة التتبع التي تستطيع تحديد موقعها وتتبع حركتها أثناء عمليات النقل أو التسليم، مما يوفّر قدرًا أكبر من المرونة في عمليات التدقيق والمراجعة والجرد، كما يمكن باستخدام أنظمة إدارة المخزون الحديثة إجراء عملية تتبع ومراجعة دوريّة لبعض الأصناف للتأكد من سلامتها.
حيث تؤدي أنظمة إدارة المخزون دورًا فاعلًا في التحليل المالي وتقييم النشاط التجاري القائم في المنظمات من خلال دراسة بعض المعدلات والنسب المالية المرتبطة بالمخزون من قبل إدارة المنظمات، ومن أبرزها معدل دوران المخزون الذي يعكس قدرة المنظمة على تحويل مخزونها السلعي إلى نقد من خلال سحب كميات المخزون للبيع والتوزيع خلال المدد الزمنية المختلفة.
إن إدارة المخزون تتعلق بإدارة الجزء الأكبر من أصول الشركة خاصةً في الشركات التي تعتمد في عملياتها على البيع والشراء لأنواع مختلفة من السلع والمنتجات، وللشركات التي تحتوي على خطوط إنتاج أو خطوط تصنيع، وتأتي بعد ذلك عملية تتبع كميات المخزون وما يطرأ عليها من تغييرات من البيع أو إنزال البضاعة الجديدة، بحيث يتم توريد أنواع محددة منها عند الحاجة، أما بالنسبة لإدارة المستودعات أو إدارة المخازن فهي عملية كبرى تشمل إدارة الموظفين العاملين في المستودعات، بالإضافة إلى جميع الموظفين المسؤولين عن عمليات الشحن والنقل في بيئة المستودعات، كي تتم عمليات نقل البضائع وإدخالها إلى المستودعات وتحميلها من المستودعات إلى الخارج بكل سلاسة ويسر.
ويتأثر نجاح المنظمات بإدارة المخازن وإدارة المخزون بشكل تكاملي، حيث تساعد الإدارة الفعالة للمخزون على توفير المزيد من الأموال لإعادة الاستثمار مجددًا في عمليات التصنيع أو التوزيع، بالإضافة إلى الحفاظ على ديمومة التعامل مع عملاء محددين وكسب ثقتهم من خلال تزويدهم بشكل دوري باحتياجتهم من المواد الخام أو المواد تامة الصنع بعد أن تتم عمليات الجرد بشكل دوري على كافة الأصناف التي يتم إنتاجها أو تصنيعها من قبل منظمة أو مصنع محدد، بينما تؤدي إدارة المخازن دورًا حيويًا في تتبع أصناف البضائع والسلع، والإشراف على مراقبتها والإبلاغ عن احتياجات التوريد، بالإضافة إلى تدريب العاملين في المتاجر على التعامل مع كافة أنواع البضائع أو السلع بطريقة فعالة ومهنية.
العربية
