نشأة المشاريع تكون بهدف الحصول على أرباح وجني المال، أو تقديم الخدمات، والإدارة الصحيحة للمشاريع تفيد في تحسين جودة العمل، بخلاف أهميتها التي تكمن فيما يلي:

 

قياس مدى نجاح أو فشل المشروع: يحدث ذلك من خلال مقارنة النتائج التي تم الوصول لها، مع الأهداف التي تم وضعها قبل بدء المشروع.

الرقابة على العمل: متابعة ومراقبة العمل للتأكد من السير في الطريق الصحيح من أهم الطرق التي تساعد في نجاح المشاريع، وتضمن له الاستقرار والاستمرارية إذا تم الالتزام بالمعايير التي تم وضعها سابقاً.

الإدارة المالية للمشروع: أو كما يطلق عليها إدارة المصاريف أو التكاليف، فكل مشروع يكون له ميزانية محددة يجب ألا يزيد عنها، حتى يمكن أن يحقق الأرباح المطلوبة، وهذا هو مسئولية هذا الإدارة.

إدارة المخاطر: اغلب المؤسسات سواء كانت ربحية أو خدمية قد تتعرض لبعض الصعوبات خلال فترة عملها، لذلك يجب دائماً أن يكون هناك حلول بديلة لأي نوع من المشاكل قد يواجه المؤسسة، تحسباً واستعداداً لأي ظرف طارئ حتى يتم تخطي الأزمة بأمان.

تحقيق النجاح في السوق: المسئول عن المشروع يجب أن يسعى دائماً إلى فرض سيطرته على مجال العمل، والسعي نحو التقدم، والنجاح، والبحث عن أفضل الطرق لتحقيق ذلك النجاح، حتى يكون هو الأول في مجاله في السوق.

بث روح المنافسة: يتم ذلك من خلال مدير المؤسسة، عن طريق توزيع المهام إلى فريقين، كما يقوم بإبلاغهم الأهداف التي يهدف إلى تحقيقها، وذلك لإخراج الموظفين أفضل ما لديهم للعمل، مما يساهم بشكل كبير في النجاح، وربط ذلك بخطة زمنية، لتنمية قدراتهم على العمل تحت ضغط.

تنظيم العمل الداخلي: أهمية إدارة المشاريع الأولي هي قيادة المشروع بشكل صحيح ومنظم، حتى يسهل تحقيق المطلوب، ووضع السياسة الداخلية وخطة العمل للشركة، حتى يقوم الموظفين باتباعها.

 

خطوات إدارة المشاريع

كل المشروعات عبارة عن مجموعة من الوظائف، يتم الوصل بينها، للوصول إلى الغرض الذي تم إنشاء الشركة من أجله، وذلك من خلال الخطوات التالية:

 

خلق الفكرة الأولية: أي مشروع في البداية كان عبارة عن فكرة جاءت على بال شخص ما، وسعي إلى تنفيذها بشكل عملي، بعد تحديد الغرض منها.

وضع الخطط المستقبلية للمشروع: تعد هذه مرحلة انتقالية للمشروع، من كونه مجرد فكرة فقط، إلى واقع عملي، من خلال وضع أهداف، وخطط إقامة ذلك المشروع، وطريقة تنفيذه، وما الذي سوف يقدمه إلى الأشخاص، بخلاف الأشخاص المعنيين من تنفيذ ذلك المشروع.

تحديد ما يحتاجه المشروع من موارد: الموارد البشرية هي العنصر الأول والأساسي لأي مشروع، لذلك عند التخطيط يجب تحديد حجم العمالة المطلوبة لإنجاز المهام التي تم وضعها عند التخطيط للمشروع، مع توضيح وظيفة كل شخص فيهم، بعد ذلك يأتي تحديد الموارد المالية والتكاليف التي تلزم لقيام المشروع.

بدء تنفيذ المشروع: هذه هي المرحلة الأخيرة التي يتم إنشاء المشروع فيها، وبدء تكوين إدارتها، وتعيين الموظفين المطلوبين للقيام بالمهام الوظيفية، مع مراعاة الرقابة على الأشخاص من حيث تنفيذ الخطط والمهام التي تم وضعها، لسرعة تحقيق الربحية، إذا كان الغرض منه الربح المالي، أو تقديم الخدمة لمن يستحقها بشكل منظم وسريع إذا كان مشروع خدمي.

 

فوائد إدارة المشاريع

تكمن أهمية إدارة المشاريع في كثرة الفوائد التي تعطيها إلى المؤسسة، خاصة عندما تكون الإدارة جيدة، ومن هذه الفوائد ما يلي:

 

المساعدة في وضع الخطة التي يسير عليها المشروع: والعاملين فيه، ومن دون الخطة الجيدة يتعرض المشروع للفشل، لأن الإدارة المتمكنة تستطيع أن تغلق أي نقاط ضعف في الخطة، وذلك يوفر الكثير من الوقت الذي قد ينقضي في حل مثل هذه العراقيل، ووضع التكاليف، وتحديد اختصاصات كل موظف، ووضع جدول بالزمن المحدد لتنفيذ هذه الأمور.

خلق روح التعاون: كل إدارة تنقسم إلى عدة وظائف ومهام، وأهمية إدارة المشاريع هي التنسيق بينهم، وجعل هناك روح تعاون، في الارتقاء والتقدم بالمنتج، جزء منهم يزيد من معدل المبيعات، وأخر يحسن من جودة المنتج، وأخر يقوم بالتسويق له بمختلف الطرق ليكونوا فريق عمل كامل.

التكامل بين الموظفين: إدارة المشاريع تجعل الأشخاص يعملون وكأنهم شخص واحد لتحقيق المهام المطلوبة منهم.

الالتزام بالوقت الزمنى المحدد: الشركات والمؤسسات كبيرة الحجم قد لا تستطيع توفير المراقبة والمتابعة لكل العاملين بها، لذلك قد تلجأ إلى تحديد وقت زمني للالتزام بالمهام والانتهاء منها، لأن ذلك نوع من أنواع المتابعة الغير مباشرة للموظفين.

ترتيب المهام المطلوبة: ليست كل المهام يمكن إنجازها في نفس الوقت، فبعضها قد نحتاج إنجازه قبل البدء في مهمة أخري جديدة، وأدوات الإدارة هي التي تقوم بتقييم هذه المهام، وتحديد ترتيبها، للبدء حسب أولويات العمل.

التواصل بين الموظفين في الإدارة: أعضاء الفريق الواحد يفضل أن يكونوا على تواصل مع بعضهم البعض دائماً، والتنبيه بالملاحظات المهمة التي يلاحظها كل شخص على عمل الآخر، لأن روح العمل الجماعية تسهل إتمام المهام الوظيفية، والوصول إلى أفضل نتائج، وذلك بعد القيام بعمل تعديلات أو إضافة ملاحظات على عمل بعضهم البعض.

تجميع الوثائق والمستندات الهامة: كل المشاريع الكبيرة يكون لديها كم كبير من الوثائق المتعلقة بالعمل، والتي يحتاج لها الموظفين بين الحين والأخر، ومهمة إدارة المشاريع هي تجميع كل هذه المعلومات في مكان واحد، مع وضع صلاحيات للأشخاص الذين يستطيعوا رؤية مثل هذه الوثائق، وتوفير وقت طلب هذه الملفات وإحضارها أو إرسالها عبر البريد الإلكتروني.

متابعة المشروع: يتم ذلك من خلال تقسيم هدف المؤسسة الأكبر إلى عدة أهداف زمنية صغيرة، وذلك لمعرفة ما وصلت له المنشأة إلى الوقت الحالي، وهل هناك قصور في عمل بعض الفرق أم لا، لمعالجة الأمر حتى يتم الانتهاء من الأهداف التي تم وضعها، في الوقت الزمني المحدد.

يمكنك الآن الاطلاع على أفكار مشاريع صغيرة في المنزل وكيف ابدأ مشروع صغير من المنزل

 

ما الشروط التي يجب توافرها في مدير المشروع

كل المشروعات تتكون من هيكل وظيفي يبدأ بمدير المشروع، وتحته مجموعة من الموظفين والمشرفين الذي يباشرون العمل، ويقومون به، هذا المدير يجب أن يكون يتمتع ببعض المهارات مثل ما يلي:

 

القدرة على التخطيط والتأقلم على ظروف العمل، والمرونة التي يتمتع بها المدير تنعكس على الموظفين وتجعلهم أكثر قدرة على العمل.

حث العاملين على العمل، والتعاون بين بعضهم البعض، كما يمكن للمدير بين الحين والأخر أن يشاركهم ويساعدهم في أداء المهام الخاصة بهم.

المدير هو عامل مؤثر كبير في أي مشروع، فهو بيده أن يساهم في تقدم ونجاح ذلك المشروع، أو فشله بشكل سريع، ويتوقف ذلك عن مدى تمتعه بالمهارات التي تلزم القائد.

مهارات مدير المشروع تتمثل في القدرة على التواصل بين العاملين في المشروع، وتكوين فريق عمل متميز، وتحفيزه على التعاون، القدرة على التخطيط، والمرونة في إيجاد حلول بديلة والتصرف بشكل أفضل عند وجود أي عراقيل في العمل، وسرعة إنجاز المهام في الوقت المحدد لها، والتعامل بشكل لبق ودبلوماسي مع من تحته من موظفين.

خبرة فنية في مجال العمل لبضع سنوات، حتى يكون أكثر قدرة على فهم المشروع، والمراحل التي يمر بها، ويمكنه أن يقوم بتقييم ما وصل إليه المشروع من أمور.