مراقبة المشروع ليست مجرد مراقبة للجهد ونتاجات العمل، لكنها يجب أن تتضمن أيضًا احتساب التكلفة، فحساب التكلفة أمر مهم؛ لأنه يلعب الدور الكبير في نجاح أو فشل المشروع.

 

 

كيفية مراقبة تكاليف المشروع؟

 

لكي تحقق النجاح يتوجب عليك ألا تتجاوز الميزانية المرصودة للمشروع، وفي العديد من المنظّمات الطريقة الوحيدة التي يمكن من خلالها الحصول على معلومات صحيحة وحديثة، عن مقدار المصاريف هي أن تتولى ذلك بنفسك. وحالما تلتزم بصرف بعض المال على مشروعك فإنه يخرج من ميزانيتك. وما لم يعمل نظام المحاسبة على تسجيل هذا الالتزام، فإن التقرير المالي لن يظهر هذا السحب النقدي المحتمل إلى أن تظهر فاتورة تبيّن ذلك بعد عدة أسابيع أو أشهر، حيث يبقى تقرير الميزانية يشير إلى أن لديك مالاً أكثر مما هو موجود فعلاً.

 

 

ولا تكون مراقبة التكلفة فعّالة إلا إذا تمَّ احتساب كل التكاليف بما فيها تكلفة الأشخاص العاملين في المشروع، فهذا يعني بأنه يتعين على كل شخص أن يسجل الوقت الذي يصرفه في العمل على المشروع؛ لكي يتم احتساب تكلفته. وغالبًا ما تتضمن حسابات التكلفة جميع التكاليف المباشرة مثل: الإيجار، التدفئة، التبريد، الإضاءة وغيرها. وإذا لم يتم جمع بيانات الوقت بطريقة متناسقة ومنضبطة، فلا يمكنك عندئذٍ أن تقوم بضبط التكاليف بشكل صحيح.

 

 

على ماذا تشمل مراقبة تكاليف المشروع؟

 

الوقت المصروف على كل مهمة.

 

تكلفة المعدات والأجهزة المستخدمة.

 

المصادر المستخدمة في كل المهام.

 

الإنفاق المخصص.

 

تكلفة المواد المستخدمة.

 

العوائد المتوقعة.

 

وعادةً تقوم هذه الحسابات عى مدى فترة محدّدة تتراوح من أسبوعين إلى أربعة أسابيع أو كل شهر، وكإجراء بديل يتعين عليك أن تلجأ لتطبيق حسابات التكلفة على تعينات المصادر المخطط لها، فذلك يؤكد بأن ما يحدث فعلاً هو طبقًا للخطة بالضبط، عندما تعرف بأن ذلك ليس صحيح، فيتوجب عليك أن تعدّل التكاليف بالنسبة لكل نشاط بناءً على التاريخ الفعلي للبداية والنهاية.

 

كيف تكون رقابتك للتكاليف فعالة؟

 

ميزانية المشروع، مجموع تراكمي مقسّم إلى فترات محاسبية.

 

التكاليف المستحقة في فترة المحاسبة الحالية.

 

العمل المجدول للإنجاز طبقًا للخطة في الفترة الحالية.

 

العمل الكلي المجدول للإنجاز حتى تاريخه.

 

العمل الذي أُنجز فعلاً في الفترة الحالية.

 

العمل الكلي الذي أُنجز فعلاً حتى تاريخه.

 

ويعتبر التركيب الجزيئي للعمل الأداة الأساسية لإعداد الميزانية لمعرفة التكلفة، احسب التكلفة المستحقة أثناء التقدّم في العمل وقارنها مع الميزانية.

 

 

كيف تُسجل بيانات التكلفة؟

 

أدق طريقة لتسجيل البيانات هي أن تقوم بجدولة كل البيانات، مستخدم فيها برنامج آلي يعرض صحف كبيرة لحساب وتحديث البيانات في فترات منتظم، فهذا يسهل عليك إدخال أية تعديلات على الميزانية ناتجة عن تغييرات رئيسية في المشروع، وتشمل معظم الصحف على سمات الجداول، ثم يتم استخدام البيانات لإعداد الجدول بشكل تلقائي يظهر التقدّم في التكلفة المقدّرة للعمل المُنجز، وفي التكلفة الحقيقية للعمل المُنجز مقابل التكلفة المقدّرة للعمل المجدول أثناء التقدّم في المشروع. واحتفاظك بسجلات التكاليف الخاصة بك يضمن لك أيضًا تحديثها بانتظام، كذلك فإنها تزوّدك ببيانات لتقارنها بالتقارير المالية الصادرة من الجهات الأخرى.