تعتبر عملية الرقابة وتقويم الأداء بالنسبة للخطط والبرامج من أهم الوظائف التي تقوم بها إدارات الشركات، فالرقابة بحد ذاتها تُمثّل النشاط الذي يهدف إلى التأكد من أن ما يتم تنفيذه فعلاً هو متطابق أم لا مع الأهداف والمؤشرات الموجودة في الخطة؟ كما أن وظيفة الرقابة تهتم بعملية كشف الانحرافات في حال وقوعها والتوجيه للقيام بمعالجتها في الوقت المناسب.

 

 

وبما أن الرقابة لها أشكال متعددة مثل الرقابة الجارية والرقابة السابقة والرقابة اللاحقة، والرقابة الداخلية والرقابة الخارجية، فإنه من الأفضل اعتماد نظام الرقابة السابقة التي يمكن أن تشير إلى الخلل قبل حصوله من أجل تلافيه. وأعمال الرقابة تتم من قبل جهاز مختص يتلقى البيانات والمعلومات عن سير التنفيذ من المصادر المختلفة بشكل مستمر، عن طريق تقنيات المعلومات وأنظمة الاتصال القائمة التي تمكن الحصول على المعلومة خلال لحظات.

 

وبعض المراقبين في الكثير من الشركات يكون اعتمادهم الكبير التقارير الدورية عن سير العمل، وعلى الزيارات الميدانية لموقع العمل ليتم الحصول على المعلومات اللازمة، إضافة إلى الاجتماعات الدورية على مستوى اللجان الفنية وعلى مستوى مجلس الإدارة حيث يكون هناك تبادل بين المدراء عن المعلومات والبيانات، ويقومون بالتحليل لاتخاذ القرار المناسب؛ ليتم معالجة الوضع القائم إذا كانت هناك بعض الانحرافات التي تتطلب ذلك.

 

 

والمتابعات الدائمة والتواصل المستمر بين أجهزة الرقابة، والتنفيذ يوصل بالنهاية إلى تفعيل العمل وتصويبه وتقليل الممارسات الخائطة أو إلغائها، وتقليل المنازعات لأدنى حد ممكن وتساعد أيضًا في خلق رؤية متقاربة بين الفعاليات الإدارية.

 

وتستخدم في عملية تقويم الاداء عادةً معايير مالية ومعايير إدارية، مثل معدل العائد الاستثماري وفترة الاسترداد وإجمالي الربح، بالإضافة إلى نسبة تقليل التكاليف السنوية وزيادة الحصة السوقية للشركة في الأسواق الخارجية ونسب نمو المبيعات، وتعتبر هذه المعلومات في غاية الأهمية؛ لأنه من خلالها يمكن معرفة أماكن الخلل من جهة والحكم على كفاءة وفاعلية الجهاز الإداري من ناحية أخرى.

 

 

كما تعتمد المؤشرات الإدارية أخرى لتقويم المدارء الدوليين، عن طريق نجاحهم في إقامة علاقات وديّة مع البلد المضيف والأنشطة الاقتصادية والأنشطة السياسية والأنشطة الاجتماعية، كما أن العلاقة الايجابية فيما بين المدير والمرؤوسين وخلق روح الفريق في العمل وتجهيز الكوادر جميعها تعتبر مؤثرات إيجابية لصالح المدير الدولي.

 

 

وبشكل عام فإن الأنظمة الرقابية بالنسبة لشركات الأعمال الدولية، من المفروض أن تكون بعيدة عن الحرفية في تطبيق الأنظمة والتعليمات؛ حتى لا تتجمد الأعمال وتصبح الإدارات رهينة للأنظمة وأسيرة للأجهزة الرقابية، بل من الأفضل لإدارات الشركة الدولية المركزية أن تقدم قدر كافٍ من المرونة للإدارات الخارجية؛ حتى تتخذ القرارات الصحيحة في ضوء الظروف والمواقف المطبقة في الدولة المضيفة.

 

شرط أن يكون هناك انسجام بينه وبين الاتجاه العام للشركة وأهافه النهائية، حيث أن بعض الأعمال بحاجة إلى اتخاذ القرار المباشر وفوري دون الرجوع إلى الإدارات المركزية في الدولة الأم. ومن جهة الجهة الأخرى فإن أساليب الرقابة الحرفية والجامدة تقتل روح الإبداع والابتكر لدى الإداريين، التي تعتبر من أهم شروط النجاح في العمل المؤسسي الداخلي منه والخارجي.

 

 

وترتبط الأهداف العريضة لأي نظام رقابي بمسألتين اثنتين، هُما: الأولى تتعلق بالمخرجات المتمثلة بالبيانات والمعلومات التي تخص الإنتاج وأداء العاملين وإنتاجية كل عامل منهم، وحجم المبيعات وإجمالي الأرباح، والثانية رقابة السلوك الععام التي تتم من خلال تجهيز الدليل الإرشادي لمختلف المواقع الإدارية والفنية في الهيكل التنظيمي للشركة في كل الفروع.

 

 

العناصر الأساسية للنشاط الرقابي:

 

الأسلوب المتبع في عملية تخطيط كل الأنشطة في الشركة الدولية.

 

الدليل الإرشادي أو التوجيهي الذي يقدم التوجيه للعاملين حول طريقة الأداء الوظيفي.

 

الميزانية التقديرية السنوية التي تقوم بتوضيح العائد واستخدامات الشركة له.

 

الناحية الثقافية والناحية السلوكية للمنظمة الدولية، ومدى تحقيق الرسالة في الدولة الأم والدولة المضيفة انسجامًا مع ثقافة المجتمعين.

 

النظام الخاص بتجهيز التقارير ورفعها بصورة دورية عن سير الأنشطة في كل مواقع العمل.