تُنفذ معظم المشاريع في المؤسسات والمنظّمات ما باستخدام موظفين من أقسام ودوائر مختلفة، أو حتى من مواقع وبلدان مختلفة، فكيف يمكنك أن تأمل بإدارة استخدام أعضاء الفريق للوقت بفاعلية، وأن تحافظ على جدول المشروع في مثل هذه البيئة أو الإطار؟

 

 

كيف تحافظ على جدول المشروع في إطار عمل المشروع؟

 

الجواب على هذا السؤال هو أنك تستطيع أن تفعل ذلك بصعوبة كبيرة ومع خطر التزايد في مستويات التوتر، رغم أن هناك بعض الإجراءات التي يمكنك أن تتخذها لمساعدة الأعضاء على الشعور بمزيد من الارتياح، فإن العديد من المشاكل التي تواجه فريق المشروع المأخوذ من إطار المؤسسة تركّز على مشاكل الوقت.

 

 

ماذا يمكنني أن أعمل لمعالجة هذه المشاكل في إطار المشروع؟

 

حدّث قائمة المستفيدين باستمرار:

وجّه انتباه خاص لمدراء الأقسام الذين تستخدم موظفيهم أو تخطط لاستخدامهم، فهؤلاء الأشخاص يمكن أن يكون بمفاتيح النجاح، وسوف يتم اختبار قدرتك على التأثير عليهم باستمرار للتأكد من أن عمل المشروع يُبدأ ويُنجز في الوقت المحدّد دائمًا. ولذلك أطلعهم باستمرار على التقدّم في أعمال المشروع، واتفق معهم على كيفية تجزئة العمل لمهام أصغر وذكّرهم أيضًا بالنتائج التي ستحلق بأعمال المنظّمة، إذا حدث تأخر في المشروع.

 

راقب للتقليل من مراجعة العمل السابق إلى أدنى حدّ ممكن:

عندما يتم فتح ملف المشروع للبدء بالعمل على بند معين، فإننا نحتاج بالتأكيد إلى مراجعة ما تمَّ إنجازه في آخر مرة بخصوص هذا البند، فإذا جرى العمل على هذا البند قبل عدّة أيام فإننا نحتاج لمراجعة ما أُنجز، فغالبًا ما يكون الوقت المصروف على هذه المراجعة مهمًا، ولا سيما عندما تُحسب عدد المرات التي يحدث فيها ذلك أثناء عمل المشروع. وإن العودة إلى العمل السابق قد يؤدي إلى مراجعة وتعديل شامل لهذا العمل والذي قد يكون مقيدًا في بعض الأحيان، غير أنه غالبًا ما يكون عبارة عن إعادة عمل غير ضرورية.

 

اتفق على إنجاز عمل المشروع بحيث يُنجز جزء معقول في كل فترة:

حاول أن تتوصل إلى اتفاقية تنص على أن يُعطى عمل المشروع دائمًا جزء كافي من الوقت، دون مقاطعة لتحقيق ناتج محدّد يمكن قياسه، إذ أنه من المؤكد أن يحدث تغيير في الأولويات في الأقسام الخارجة عن سيطرتك، لذلك حاول أن تأخذ مديري الأقسام تعهدات قوية بأن لا يتأثر عملك في المشروع بدون ضرورة، إذا ما نشبت أزمات في هذه الأقسام وهذا في الغالب تُمثل أعذار لعدم حصول تقدّم.

 

شجع أعضاء فريقك على وضع أولويات:

قدّم لهم الدعم والتشجيع عندما يكون ذلك مناسب، أقنع نفسك بأن الوقت المعيّن كاف لإنجاز العمل المدرج في الجدول، وتذكّر بأن الأفراد يختلفون في طريقة عملهم وفي سرعة تقدّمهم، كذلك شجع أعضاء الفريق على كشف ومناقشة أولويات عملهم في المشروع مع مديري أقسامهم؛ لكي يتم التقليل من المقاطعة إلى أدنى حدّ وليتم استخدام الوقت بفاعلية، فهذا يساعد مدراء الأقسام في مراقبة موظفيهم والتخطيط لهم.

 

ضع أهداف شخصية لكل عضو في الفريق:

هذه في الواقع تمثل التواريخ المحدّدة في خطة المشروع، غير أنه غالبًا ما يطرأ عليها تغيرات بسبب تغيير الأولوليات وحدوث تأخر فيالعمل السابق، فهنا يتعين عليك أن تراجع باستمرار هذه التواريخ المستهدفة وأن تأخذ بعين الاعتبار التأخيرات والإجراءات التي تمَّ تنفيذها لتعويض الوقت الضائع.

ومن المعلوم أن الخطة نشطة لذلك يتوجب عليك تحديثها باستمرار لإظهار هذه التغييرات، كما يجب توزيع المعلومات المتعلقة بذلك على كل الأشخاص المعنيين.

 

عزّز باستمرار التغذية الراجعة وما يصلك من معلومات عن الأعضاء:

لا تسمح بعدم إعلامك وإعلام مدير القسم بما يحدث من تأخير، إذ أن الالتزام بالتواريخ المستهدفة يوقع المشروع في أزمات ومشاكل، لذلك حاول أن تبقى نشط وراقب باستمرار أنصبة الأعضاء والتزامهم اللاحقة؛ لكي تتمكن من تقييم أثر ذلك على مشروعك، فهذا يقلّل من حدوث مخاطر غير متوقعة ويمكّنك من استخدام تحليل “ماذا لو” مع شكل “جانت” لتقرير الإجراءات التصحيحية؛ للحفاظ على سير الأمور بالاتجاه الصحيح.

 

وأهم سبب لفشل المشروع التي تستخدم موظفين من أقسام مختلفة هو ضعف التواصل، حتى أن سوء الفهم يعود في العادة إلى ضعف الإصفاء والاتصال غير الواضح مع عدم وجود توثيق مساند، ولذلك استخدم جدول المعالم كوسيلة لإعلام ل عضو بالتواريخ الرئيسية التي يجب عدم تفويتها، وتأكد من فهم كل عضو لواجبه والتزامه بالوقت وتعزيز التغذية الراجعة.