"محتويات
? الإيميل الرسمي
? طريقة كتابة إيميل
? أخطاء شائعة عند كتابة إيميل
? كيفية كتابة إيميل رسمي مميز
? المراجع
الإيميل الرسمي

تُستخدم الطريقة الرسمية في كتابة الإيميل لإرسال إيميل أو ما يعرف بالبريد الإلكتروني إلى شخص غير معروف أو شخص أعلى سلطة منك مثل؛ أساتذة المدرسة والجامعة كنوع من أنواع الاحترام، أو مسؤول عام، أو حتى شركة تتعامل معها، وإذا كانت بيئة العمل بيئة رسمية فيجب استخدام صيغة الإيميلات الرسمية مع الرئيس وزملاء العمل حتى وإن لم يطلب أحد ذلك، وفي بعض الشركات تكون بيئة العمل غير رسمية مما يؤثر على طبيعة الإيميلات المرسلة، فاسأل إذا لم تكن متأكدًا من ذلك، وعند البحث عن عمل جديد أو محاولة التواصل مع أُناس جدد، فمن الضروري معرفة كيفية كتابة وإرسال رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية، وقد يكون هذا أصعب مما يبدو عليه، إذ اعتاد الكثير من الناس حتى المحترفين استخدام صيغة غير رسمية في إيميلاتهم الشخصية، ولكن لا يمكن استخدام مثل هذه الصيغة في مراسلات العمل، لذا يجب التدقيق بعد كتابة الإيميل والتأكد من خلوّه من الأخطاء.[?][?]




طريقة كتابة إيميل

يعد البريد الإلكتروني هو أكثر أشكال التواصل شيوعًا في عالم العمل، لذلك فمن المهم العمل على تعلم كتابتها بطريقة صحيحة، وذلك باتباع خطوات بسيطة للتأكد من أن رسائل البريد الإلكتروني محترفة تمامًا:[?]

البدء مع تحية: يجب أن تبدأ بريدك الإلكتروني دائمًا بالتحية، سواء كنت تكتب باللغة العربية أو الإنجليزية، وفي حال كانت علاقتك مع المُرسل إليه رسمية، فيجب استخدام اسم العائلة بدلًا من اسمه الأول، أما إذا كانت علاقتكم مقربة أكثر يمكن ببساطة استخدام اسمه الأول، وإذا كنت لا تعرف اسم الشخص الذي تكتب إليه، فيمكن استخدام صيغة عامة مثل: سيدي العزيز أو سيدتي.
شكر المتلقي: إذا كنت ترد على استفسار العميل فيجب أن تبدأ بالشكر أولًا على سؤاله وعلى تواصله، وإذا كان شخص ما قد أجاب على إحدى رسائلك وتريد أن ترد بعدها، فتأكد من قول شكرًا لك على الرد السريع مثلًا، أو شكرًا لردك؛ لأن الشكر يمكن أن يبعث الراحة للقارئ، كما يجعلك تبدو لطيفًا وأكثر أدبًا.
تحديد الهدف: إذا كنت أنت من بدأ التواصل بالبريد الإلكتروني، فلا يوجد داعٍ لكتابة الشكر، يمكنك بدلًا من ذلك أن تبدأ بقول هدفك مباشرة، على سبيل المثال تقول أنا أكتب للاستعلام عن ... أو أنا أكتب للإشارة إلى ...، أو ما إلى ذلك من الكلمات التي يمكن أن تفتح بها موضوع رسالتك مباشرة، فاجعل هدفك واضحًا في بداية الإيميل ثم انتقل إلى النص الرئيسي لبريدك الإلكتروني، وتذكر أن الناس يريدون قراءة الإيميلات بسرعة، لذلك حافظ على جمل قصيرة وواضحة، واهتم بتدقيقه نحويًا وإملائيًا وتأكد من عدم وجود أي أخطاء لتقدم صورة احترافية عنك وعن شركتك.
إضافة ملاحظة ختامية: قبل أن تنهي بريدك الإلكتروني، من الجيد أن تشكر القارئ مرة أخرى وأن تضيف بعض الملاحظات الختامية، مثل شكرًا لك على سعة صدرك وتعاونك، أو شكرًا لك على تفكيرك، ثم تابع وإذا كانت لديك أي أسئلة فلا تتردد في إعلامي، أو أتطلع إلى سماع ملاحظاتك.
إنهاء الإيميل: الخطوة الأخيرة هي أن توقع في نهاية الإيميل باسمك، مع جملة ختام لطيفة مثل: مع أطيب التحيات، أو مع خالص التقدير، أو شكرًا، كل هذه الكلمات محترفة ورسمية، وقبل النقر على زر الإرسال راجع البريد الإلكتروني والتدقيق الإملائي مرة أخرى للتأكد من أنه مثالي حقًا.




Volume 0%
 
أخطاء شائعة عند كتابة إيميل

يقضي معظم المهنيين أيامهم في إرسال الكثير من الإيميلات، مما يجعلهم أكثر عرضة للأخطاء أو نسيان المجاملات الشائعة، ولكن حتى هذه التفاصيل الصغيرة يمكن أن تحدث فرقًا كبيرًا، ومع أنه من السهل إرسال رد سريع من هاتفك المحمول، ولكن من المهم أن تأخذ الوقت الكافي لمضاعفة التدقيق والتحقق من كل بريد إلكتروني ترسله، ومن الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها:[?]

نسيان كتابة التحية أو الخاتمة: إن عدم استخدام التحية عند بداية المحادثة تجعل إيميلك يبدو وكأنه مقتضب ومتطلب، والشيء نفسه ينطبق على الخاتمة، إذ إن نسيان مثل هذه الأمور الصغيرة يمكن أن تؤثر سلبًا على العملاء أو الشركاء المحتملين.
جعلها رسمية للغاية: لا تجعل الرسالة رسمية أكثر من اللازم، وتأكد من أن تعكس الرسالة علاقتك الشخصية بالمُرسل إليه، فإذا كنت تخاطب أحدهم باسمه الأول شخصيًا فمن غير المنطقي أن تبدأ رسالتك بكلمة سيدي أو السيد، أو أن تخاطبه باسم العائلة.
قول لمن يهمه الأمر: هذه البداية يمكن أن تنهي إيميلك قبل أن يبدأ، فهي تبين أنك أكثر كسلًا من أن تبحث عمن سوف يقرأ إيميلك؛ لأنه من السهل معرفة اسم من تتحدث معه إذا بذلت جهدًا بسيطًا، مما يؤدي إلى جعل إيميلك أكثر خصوصية وأقل عمومية من الإيميلات الأخرى، وإذا لم تتمكن من العثور على اسم معين فجرب شيئًا مثل؛ إلى قسم شؤون المستهلك، أو عزيزي مدير الموارد البشرية أو مدير التوظيف.
نسيان تعبئة أو تغيير سطر عنوان الموضوع: ينسى معظم الناس تعبئة سطر عنوان الموضوع، وهو أحد أهم أجزاء أي بريد إلكتروني للعمل، وتأكد أيضًا في كل مرة تبدأ فيها بمناقشة موضوع جديد من خلال خاصية الرد أو ريبلاي أن تغير سطر الموضوع في سلسلة رسائل البريد الإلكتروني؛ لتسهيل تحديد المحادثات الخاصة بك في المستقبل.
استخدام خاصية الردّ على الكل: إذا لم يكن إيميلك يعني الجميع تمامًا، فردّ على المرسل فقط، فمن المزعج للآخرين تلقي ردود من جملة واحدة من 40 شخصًا مختلفًا، خاصةً إذاكان الموضوع لا يهمهم.
عدم الاهتمام بالتفاصيل: وهي الأخطاء الإملائية الصغيرة في البريد الإلكتروني، إذ يمكن لأي خطأ طائش أن يغير الإيميل تمامًا، أو يخبر المستلم أنك لا تهتم بما يكفي لبذل المزيد من الجهد، فاحرص دائمًا على تهجئة الأسماء بطريقة صحيحة، وتأكد من الأخطاء المطبعية، بالإضافة إلى ذلك فلا تكتب الأسماء باستخدام الحروف الصغيرة أو تكتب جميع الأحرف كبيرة أيضًا، فإن ذلك يجعل الأمر يبدو كما لو أنك لا تهتم بما فيه الكفاية لتنسيق اسمهم بطريقة صحيحة.




كيفية كتابة إيميل رسمي مميز

بعد حصولك على البنية الأساسية ومعرفة الأخطاء التي يجب تجنبها، فقد حان الوقت للتركيز على كتابة الإيميل الرسمي وجعله مميزًا ومختلفًا عن رسائل البريد الإلكتروني الأخرى، وفيما يلي أربع استراتيجيات لنقل مستوى إيميلك وتطويره:[?]

التفكير بإيجابية: إرسال بريد إلكتروني سلبي عن بُعد أو حتى محايد يمكن أن يضعك في مكان صعب، وكما هو الحال مع أي تواصل مكتوب، قد يكون هنالك مجال للتفسير الخاطئ، لذلك كن حذرًا حقًا، وعندما يكون شيئًا سلبيًا بالنسبة لك، فمن المحتمل أن يكون أكثر سلبية بالنسبة للآخر.
إضفاء الطابع الشخصي: تجنب الصيغ العامة؛ لأن ذلك سيظهر أن رسالتك جماعية.
الإرسال في الوقت المناسب: يجب ألا ترسل الرد على إيميل بعد أكثر من 24 ساعة من إرسال الإيميل، ولا تطلب من الشخص المتابعة بعد أقل من 24 ساعة.
جعلها سهلة للقراءة: بالنسبة للرسائل الطويلة يجب التأكد من استخدام الخط الغامق ونقاط الرموز والجمل المسطرة، وتوظيفها بطريقة صحيحة.




المراجع
? Laura Spencer (13-11-2017), ""How to Properly Write a Formal Email (That Gets Results)""، business.tutsplus, Retrieved 20-12-2019. Edited.
? ALISON DOYLE (26-11-2019), ""How to Write and Send Professional Email Messages""، thebalancecareers, Retrieved 20-12-2019. Edited.
? Wil, ""HOW TO WRITE A PERFECT PROFESSIONAL EMAIL IN ENGLISH IN 5 STEPS""، englishlive.ef, Retrieved 20-12-2019. Edited.
? Emmie Martin (10-7-2014), ""The 12 Most Common Email Mistakes Professionals Make""، businessinsider, Retrieved 20-12-2019.
? Devon Delfino (11-10-2018), ""How to Write the Perfect Email""، grammarly, Retrieved 20-12-2019. Edited."