طريقة إعداد خطة عمل إدارية.
مفهوم التخطيط
يمكن القول من خلال مفهوم التخطيط أنه في ظل تزاحم وتكدس وزيادة الضغوط ومتطلبات العمل في وقتنا الحاضر، أصبح التخطيط من أهم العناصر والأدوات التي لا نستطيع الاستغناء عنها في كافة المجالات الأكاديمية والمجالات التطبيقية المختلفة.
ويعبر التخطيط عن كافة الأنشطة والاستراتيجيات الواجب توافرها لتحقيق هدف المشروع، وتحديد الموارد المتاحة وتحديد برامج العمل لاستغلال الموارد بأقصى حد ممكن، في حدود فترة زمنية محددة.
كيفية إعداد خطة عمل إدارية وأهدافها
سوف نوضح كيفية إعداد خطة عمل إدارية وأهدافها، وسوف نوضح أولًا خطوات خطة إعداد العمل نستعرضها فيما يلي:-
صياغة الهدف الذي تطمح لتحقيقه: جدير بالمعرفة انه يجب على معد خطة العمل الإدارية أن يضع أهداف تمثل الواقع طبقًا للمعطيات والإمكانيات المتاحة وإتاحة فرصة تحقيقها دون العجز عن تحقيق المراد من الخطة الموضوعة.
تحديد ميزانية للعمل: يسهم تحديد الميزانية للعمل في تحديد إمكانيات العمل وتحديد البدائل وفقًا للميزانية المطروحة في خطة العمل.
تحديد الشركاء بالعمل والمساهمين فيه: حيث يتم تحديد كل شخص يسهم في العمل وتحديد المهام الخاصة به سواء كان يعبر عن شركاء أو عمالة ضمن العملية الإنتاجية.
تحديد خطة زمنية: من أهم خطوات إعداد خطة العمل هي وضع معدل زمني لكل مرحلة منفصلة عن باقي المراحل للالتزام وسير العمل بصورة أكثر دقة.
وضع خطة بديلة: تستخدم هذه الخطة في حالة حدوث أي تذبذب أو خلل في الخطة الأساسية الأولى.
وأهدافها هي تعزيز وزيادة الوعي حيث أنها تعمل علي تكاتف العاملين بكل جهودهم وتوحيد سلوكهم في اتجاه تحقيق الهدف وبناء للمتطلبات قصيرة المدى، ومتوسطة المدى، وطويلة المدى.
ومن ضمن الأهداف أيضًا خفض تأثير الظروف المعاكسة التي قد تطرأ على المشروع وتساعد في تحديد أولويات المنظمة مع تحديد البدائل وطرق استغلال الفرص المتاحة وخفض نسبة حدوث فشل للمشروع القائم نظرا لوجود البدائل والأمور الموضحة بالخطة.
عناصر خطة العمل
تشمل عناصر خطة العمل ما يلي:-
الملخص التنفيذي: وهذا من أول العناصر، ويتم كتابته عندما تكون إعداد الخطة منتهية، حيث أنه حينها صاحب المشروع يكون على دراية كاملة بإنتاجه والخدمات التي يقوم بتقديمها والعملاء الذين يتعامل معهم.
ويكون على دراية كاملة بالميزانية أيضًا التي تخص العمل والشركات التي تنافسها، كما أن هذا الملخص يحتوي على اسم الشركة واسم صاحبها ووصف المنتجات والهدف من إعداد هذه الشركة أو العمل.
التسويق: وتتضمن الطرق التي يجب أن تسير عليها للتسوق من منتجها، ويجب أن تكون على دراية بالمنافسين الذي حولها والعملاء الذين تتعامل معهم ويجب أن تعرف أهم المميزات التي تجذبهم لكي تروح لمنتجها بطريقة جيدة.
الإنتاج: وهى المرحلة التي تلي التسويق حيث أن عندها يبدأ صاحب المشروع في الإنتاج بعد أن عرف ما المنتج الذي سوف يباع وما الذي يحتاجه السوق.
الخطة المالية: وهى من أخطر عناصر خطة العمل وتشمل المال الذي سوف يتكلف إنتاج المنتج وإيرادات المنتج المتوقع من قبل أصحاب العمل.
كيفية إعداد خطة عمل تنفيذية
أما عن كيفية إعداد خطة عمل تنفيذية فيمكن القول أنه لا يوجد فروق شاسعة بين خطة العمل الإدارية والخطط التنفيذية إلا في البنود التالية:-
دراسة الوضع القائم:
يتم دراسة الوضع الحالي وما يؤثر عليه من ظروف محيطة في مقابل الإمكانيات المتاحة
تحديد بدائل
من أهم الإعدادات لنجاح المشروع وتحقيق أهدافه وهذا الإعداد نجاحه يعتمد علي مدى مرونة الخطة وقدرتها على مواجهة الظروف الطارئة حيث يتم وضع قائمة للبدائل مع تحديد مميزات وعيوب البدائل المتاحة.
دراسة السوق التنافسية
وهي من أبرز الإعدادات بدراسة الأوضاع التنافسية بتحديد المميزات وعيوبهم أمر لابد الاستفادة منه على أكمل صورة لتفادي العيوب.
فوائد خطة العمل
من بين فوائد خطة العمل التي يمكن التعرف عليها اليوم من خلال رحلتنا مع كيفية إعداد خطة عمل إدارية وأهدافها ما يلي:-
البقاء على استراتيجية العمل: ويقع الكاهل هنا على أصحاب المنشآت حيث يجب ان يقللون من الأشياء السلبية مع تنفيذ جميع النقاط الأساسية.
تطبيق أهداف عمل واضحة: وفيها يعتمد على خطة العمل الموضوعة لهذا الصدد والتي من شأنها تنفيذ بالإضافة إلى تحديد أهداف العمل التي تقبل القياس، وهذا يتمثل في إنتاج الكثير من الخدمات المختلفة وبالتالي زيادة المبيعات.
توفير توقعات لتحقيق الأفضل: وهو يتمثل في التطوير والتحسين من خطة العمل حتى يحصلون على النتائج الأفضل.
اعتماد أولويات تتميز بالمنطقة: ويتمثل ذلك في أن يتم التعزيز من خطة العمل، وذلك لمن له الأولوية الأولي ومثال على هذا الإدارة والحالة المالية.
البقاء على الطريق الصحيح: وفيه يتم متابعة الأعمال اليومية والتاريخ والخطط المراد تحقيقها.
تعزيز القدرة على التفويض: وهي أن كل فرد مسؤول عن مهمة معينة يجب أن يقوم بها على أكمل وجه.
إدراك الترابط بين مكونات العمل: وهو أن يتم وعي أصحاب المنشآت وأصحاب العمل بالتطوير من ذاتهم في الوقت المناسب من خلال جدول الأعمال، ويتمثل ذلك في إنتاج منتج معين من خلال ويحدد هذا الاختبارات التي تخص التسويق.
المساعدة على إدارة فريق العمل: وهو أن يتم من قبل المختصين الإشراف على الفريق الخاص بالعمل ومعرفة النتائج التي قد توصلوا لها.
العربية
