يقوم بإعداد الخريطة إمّا المشرف على القسم أو محلّل التنظيم، لكن إذا قام المشرف بإعداد الخريطة من الأفضل أن يكون المحلّل موجود وقت إعداد الخريطة؛ ليساعد المشرف في التجهيز إذا احتاج الأمر ذلك، ويقوم المحلّل الإداري لاحقًا بتحليل خريطة توزيع الأعمال. ويتم البدء يإعداد خريطة توزيع الأعمال بعد تجهيز قائمة الأعمال لكل موظف في الوحدة وبعد تجهيز قائمة نشاطات الوحدة.

 

 

أمّا عن كيفية إعداد خريطة توزيع الأعمال فالأمر بسيط، حيث يبدأ المشرف أو المحلّل الإداري بملء القسم العلوي من النموذج الذي يتضمن على اسم الإدارة ويملأ المحلّل الفراغ المتروك اسم الإدارة، ثم ينتقل لتوزيع الأعمال فإذا كانت الخريطة للتوزيع الحالي فيقوم المحلّل بشطب كلمة المقترح؛ حتى يكون واضح أن الخريطة هي للتوزيع الحالي، ويقوم بحذف كلمة الحالي إذا كانت الخريطة للتوزيع المقترح.

 

 

يقوم المحلّل بكتابة اسمه مقابل كلمة أعدَّها، وفي الفراغ الموجود مقابل عبارة وافق عليها يُعبئها باسم المدير الإداري الذي قام بالموافقة على الخريطة بعد دراستها، أمّا التاريخ فيملأ بعد إتمام إعداد خريطة توزيع الأعمال وبعد موافقة الرئيس الإداري.

 

 

أمّا الأعمدة والخانات الأخرى من الخريطة وهما رقم النشاط والنشاطات، فيتم نقلهما من قائمة نشاطات الوحدة التي تمَّ إعدادها في السابق ويذكر فيها أوجه النشاط ويتم ترتيبها من الأكثر أهمية، وفي آخر النشاط يتم كتابة متفرقة حتى يذكر تحتها الأنشطة قليلة الأهمية في الوحدة.

 

 

أمّا العمود الثالث (الساعات/ الأسبوع) فهو يوضّح عدد الساعات التي يحتاج لها كلّ نشاط في الأسبوع، ومن الأفضل أن يتم تعبئته عندما ينهي المحلل إكمال تعبئة النموذج. وبعدها ينتقل المحلل لتعبئة الخانات التي تتضمن اسم الموظف والوظيفة بمساعدة قائمة الواجبات التي تمَّ تجهيزها مسبقًا لكل موظف من موظفي الوحدة، يكتب اسم الموظف ثم الوظيفة. ومن الأفضل أن يقوم بترتيب الموظفين بناءً على رُتبهم ومسؤولية وظائفهم فيتم البدء بكبار الموظفين، ثم للأقل أهمية عند قيامه بعملية ترحيل معلومات الموظفين.

 

 

يقوم المحلّل بملء الأعمال التي ينفذها الموظفين من قائمة أعمال الموظف تُرتب أمام أوجه النشاط المرتبطة بالأعمال. ويرجع المحلل لقائمة الواجبات للموظف فيقوم بملئ الخانة رقم (3) من القائمة بأرقام النشاطات التي رحل إليها كلّ عمل قام به الموظف في خريطة توزيع الأعمال. ويملأ في خانة (الساعات/ الاسبوع) ما يخصصه الموظف لعمل كلّ عمل من الأعمال التي يقوم بها في الأسبوع، ثم يقوم بجمع كل الساعات التي يعمل بها الموظف بشكل عامودي فيحصل على عدد الساعات التي يعمل بها الموظف أسبوعيًا، وبعدها يقوم بجمع ساعات العمل التي يصرفها كل الموظفين في الوحدة.

 

 

وعندما يجمعها بشكل أفقي فتكون جميع الساعات التي يصرفها الموظف على كل نشاط من نشاطات الوحدة، فأنه يحصل على عدد الساعات المخصصة لكل نشاط من أوجه نشاطات الوحدة. والمجموع الكلّي في الأسبوع للساعات المخصصة لجميع النشاطات الوحدة تكون في أسفل العمود رقم (3)، ويتم ذكر أسفل خانة النشاطات كلمة متفرغة حتى يندرج تحتها نشاطات أخرى غير هامة في المنظّمة.