كيفية إعداد وتجهيز التقرير يجب أن تتم بمجموعة من الخطوات المتسلسلة؛ لكي نحقق الهدف الذي نسعى له من إعداد التقرير وحتى لا يذهب الجهد سُدى.

 

 

خطوات إعداد التقرير:

 

الخطوة الأولى: يتم فيها تحديد الهدف من التقرير، وأن يتم تحديد الفرد الموجهة له التقرير أو الجهة المعنية.

 

الخطوة الثانية: يتم فيها جمع البيانات والعمل على تسجيلها وتحضير المعلومات اللازمة التي يحتاجها إعداد التقرير. ويتم جمع هذه المعلومات من نوعين من المصادر، هما:

 

المصادر الأولية وتكون عن طريق المقابلات الشخصية والاستبيانات.

 

المصادر الثانوية وتكون عن طريق الكتب والسجلات والدوريات وغيرها من البيانات المنشورة.

 

الخطوة الثالثة: وهي التي يتم فيها تصنيف البيانات والمعلومات وتحليلها، وتتم بعد أن يتم جمع المعلومات عن الموضوع أو الأزمة التي يقوم الباحث بدراستها ويتم تصنيف البيانات والمعلومات وتحليلها.

 

الخطوة الرابعة: وهي التي يتم فيها تنسيق المعلومات والبيانات والقيام بتنظيمها ليتم عرضها في التقرير ليستفيد منه من لهم علاقة بهذا التقرير.

 

الخطوة الخامسة: العمل على كتابة التقرير بصورته النهائية، كتابة التقرير بالشكل النهائي ليس عملية سهلة، فيتطلب الأمر القيام بالتنظيم والحذف والتعديل وعرضه على أصحاب الخبرة إذا لزم الأمر.