هو أي ورقة مطبوعة على الآلة الكاتبة أو مُخطّطة ومكتوبة باليد، تتضمّن معلومات ثابتة ومعينة ويوجد بها فراغات ليتم ملؤها بمعلومات أخرى.

 

 

تعريف إجراءات العمل:

المقصود بإجراءات العمل أو روتين العمل هو المراحل المفصّلة، أو الخطوات التي تمر بها مهمة أو معاملة معينة من البداية حتى النهاية. والإجراءات بتعريف نيوشل، هي سلسلة من العمليات الكتابية يتشارك فيها مجموعة من الأشخاص في وحدة أو إدارة معينة أو في مجموعة إدارات، ويتم إعدادها لكي يتم التأكد من أن العمليات المتكررة يتم معالجتها بأسلوب موحّد.

 

 

النماذج وعلاقتها بالإجراءات:

المقصود بالإجراءات هي الأساليب التي تُّتبع للقيام بعمل محدّد، وهي المراحل التفصيلية للأسلوب التي يتم بها إنجاز عملية أو عمل محدّد. وتحتوي على كل المراحل التي تمر فيها المعاملة من أول مرحلة إلى آخر مرحلة. والإجراءات بشكل عام، هي وسائل تساهم في تحديد المنظّمات على القيام بتنفيذ مهامها، عن طريق تحديد طريقة التنفيذ للأعمال في المنظّمات.

 

ومن المحتمل أن يتم الإساءة لاستعمال الإجراءات في الإدارات الحكومية، فعوضًا على أن تكون عبارة عن وسائل مساعدة لتبسيط تطبيق الأعمال في المنظّمات تُصبح أحد الأسباب التي تعمل على تعطيل نجاحها، فيحدث هذا عندما تكون الإجراءات طويلة ومعقدة بطريقة يؤدي إلى لإضاعة الوقت والمجهود الذي يبذله الموظفين، وضياع القدرات المادية للمنظّمة، وفي مثل هذا الوضع يجب تحليل إجراءات العمل في المنظّمة والقيام بتبسيطها وثم إعادة تنظيمها.

 

 

وترتبط الإجراءات بشكل قوي بالنماذج، فالإداري يقوم بوضع الإجراءات بناءً على السياسة المتبعة التي قامت الإدارة العليا بوضعها في المنظمة من قوانين وأنظمة، ثم يقوم بتعيين المهام الكتابية والمعلومات التي يجب الوصول عليها لتنفيذ معاملة معينة، ويتم لاحقًا إصدار القرار إذا كان هنالك حاجة لتصميم النماذج لتساهم في سرعة الوصول على المعلومات اللازمة، فالنماذج يتم استعمالها مثل وسائل مساعدة للإجراءات، فهي تُبسّط تطبيق الخطوات التي تمر فيها المعاملة، وتُيسّر عملية تنفيذ المعاملات بسرعة ودقة، والنماذج توفر الإرشاد لصاحب المعاملة إلى المراحل المتسلسلة التي يجب اتباعها لإنجاز العمل، فهي يتم استعمالها بطريقة غير مباشرة كدليل للعمليات المتتالية في إنجاز المعاملات.