قد يساعد اكتساب بعض العادات الجيدة في تفادي أخطاء مكلفة، ولا سيما عندما يتعلق الأمر بإمساك الدفاتر.

يحتفظ رواد الأعمال بالكثير من التفاصيل المالية، وهو ما له مميزات كثيرة، علمًا بأنه ليس هناك برامج جديدة للتعلم، ولا يوجد خطر من حدوث انهيار للنظام الذي يفقد جميع بياناتك، كما أنك تستطيع تعديل ميزانيتك بقدر ما تحتاج من دون الجلوس على طاولة.

ولكن حينما لا يكون هناك نظام، فقد تحدث لك مفاجآت غير سارة  بعيده تمامًا عن توقعاتك، وقد يضيع منك كثير من الفرص الثمينة، أو تنسى بعض الأوراق المهمة. لذلك تعد السيطرة على الأوضاع المالية داخل الشركة هي أهم ما يجب أن يضعه رجل الأعمال نصب عينيه؛ إذ تساعده في تحقيق أهداف طويلة الأجل والحفاظ عليها، والتغلب على مشكلة تقلب الأوضاع المالية، وربما تحسين الأرباح، كما يمكن أن تبقيه بعيدًا عن المشكلات مع دائرة الإيرادات الداخلية.

وهنا، نعرض خمس نصائح لأصحاب الأعمال حول إمساك الدفاتر:

1- وضع خطة لتغطية النفقات الكبيرة:

ما أهمية وضع خطة لتغطية النفقات الكبيرة؟ نجيبك على هذا السؤال بأنك تكاد لا تفوتك أي فرصة لإنشاء مشروع تجاري أو الحصول على قرض عندما تتعثر لديك الأحوال المالية.

فعلى سبيل المثال، يمكنك تسجيل بعض المهام التي تقوم بها على تقويمك الخاص قبل تنفيذها بعام مقدمًا.. والأفضل من ثلاث سنوات إلى خمس.   يقول جيمس ليماي، مدير شركة  Daigle & Associates للمحاسبة ببوسطن: “تساعد هذه الخطة رجال الأعمال في التأهب لأي حدث  والتخطيط للمستقبل”.

كذلك، ستتجنب، وفقًا لهذه الخطة سحب أي مبالغ خلال فترات التدفق فقط  لتجد نفسك خلال شهور تعاني مشكلات التعثر.

2- تتبع النفقات:

بخلاف ذلك قد تفوتك فرصة تقليل الضرائب المستحقة عليك. وهنا يقول رافاييل ماري المحاسب بشركة  نيوبورت بيتش بولاية كاليفورنيا، الذي يدرس دورة مالية  لأصحاب المشروعات في جامعة ببردين: “يجب أن تكون بطاقة الائتمان التي تستخدمها فقط من أجل المشروعات التجارية”.

وتصنف معظم بيانات البطاقة جانب النفقات، حتى تتمكن من معرفة أي نفقات تتعلق بأنشطة الأعمال. وإذا كنت تستخدم بطاقة الائتمان الخاصة بك لتغطية نفقات الأعمال التجارية بشكل دائم، فقد لا تدفع نقدًا.

وينصح ماري أصحاب المشروعات بالمواظبة على تسجيل رحلات الأعمال، وكل النفقات في المخطط الإلكتروني اليومي أو حتى على ورقة خارجية، ما يوفر عليهم جهدًا كبيرًا لسجلات الضرائب  في حالة المراجعة.

ويعلق ماري قائلًا: “بالنسبة إلى عوائد الضرائب، فهذه الأرقام ليست دقيقة؛ إذ تعلم مصلحة الضرائب جيدًا أن هذه الأرقام مجرد تقديرات. وعند مراجعة الحسابات، إذا لم تتمكن من إثبات وجود تلك الأرقام فقد يتم التخلص منها”.

ويستطرد ماري أن أحد عملائه يدخل رابطًا لخريطة Google في كل رحلة بدلًا من محاولة تذكر تدوين عدد الكيلو مترات عن كل رحلة  يقوم بها. هذه البيانات، فضلًا عن تسجيل مخطط اليوم عادة ما تكون كافية لحفظ السجل وإرضاء مصلحة الضرائب.

3- تسجيل الودائع بشكل صحيح:

وتعود أهمية ذلك إلى أن رجل الأعمال لا يدفع ضرائب على الأموال التي لا تعدّ دخولًا.

ويضيف ماري “على رجل الأعمال اعتماد نظام لحفظ أنشطته المالية مباشرة، سواء كان جهاز كمبيوتر محمولًا يستخدمه باستمرار، وجداول البيانات إكسل أو البرامج؛ مثل Quickbooks. وعادة ما يقوم أصحاب الأعمال بإنشاء مجموعة متنوعة من الودائع في حساباتهم المصرفية خلال العام، بما في ذلك القروض، وإيرادات  المبيعات والضخ النقدي من مدخراتهم الشخصية. والمشكلة في ذلك، أنه في نهاية السنة، فإن رجل الأعمال أو مسؤول إمساك الدفاتر الخاص به، قد يكون سجل خطأً بعض الودائع والدخل، ومن ثم يدفع رجل الأعمال ضرائب زائدة عن المستحقة عليه”.

4- تخصيص أموال لدفع الضرائب:

يمكن أن تفرض مصلحة الضرائب عقوبات وفوائد لعدم إيداع عائدات الضرائب الفصلية في الوقت المحدد.

ولعدم الوقوع في مثل هذه المشكلة، يؤكد ماري ضرورة أن يخصص رائد الأعمال مبلغًا للضرائب على مدار العام ثم تدوين الموعد النهائي لتسديد الضرائب على تقويمه الخاص، وتحديد وقت، إذا اقتضت الضرورة ذلك، للتأكد من تسديد المدفوعات في المواعيد المحددة. ويحذر أيضًا من التهرب من دفع الضرائب تفاديًا للوقوع في صراعات مع مصلحة الضرائب؛ إذ سيضطر رائد الأعمال في هذه الحالة إلى دفع الضرائب المستحقة عليه بالإضافة إلى ضرائب موظفيه، وذلك حسب قواعد وتعليمات المصلحة.

5- مراقبة الفواتير:

تؤثر الفواتير المتأخرة (غير المسددة (سلبًا في التدفق النقدي. وهنا ينصح ماري بتعيين شخص في الشركة لمراقبة جميع الفواتير بدقة متناهية؛ إذ يقول: “أنت بحاجة لأن تكون لديك خطة لكل ما يدور في شركتك؛ لأن  بعض رجال الأعمال يعتقدون أنه بمجرد إرسال الفاتورة، فقد أدوا مهمة الدفع على أكمل وجه، لكن الأمر ليس كذلك؛ لأن كل تأخير في السداد هو قرض من دون فائدة، ويسبب ضررًا للتدفق النقدي.