معلوم أن الشيك لا يستخدم في الدفع على الإنترنت؛ إذ وجد الاتحاد الوطني للأعمال المستقلة أن40% من أصحاب الأعمال الصغيرة أكدوا أنهم يتأخرون عن تسديد ثلث مستحقاتهم أكثر من  60 يومًا.

يقول كريستيان لانج، المؤسس المشارك والرئيس التنفيذي   لشركة Tradeshift، وهي شبكة أعمال تجارية تقع في الدنمارك وتوفر خدمات مجانية لتسديد الفواتير: “يكمن  جزء من هذه المشكلة في الفواتير نفسها؛ إذ غالبًا ما يتأخر تسديد الفواتير عن المواعيد المستحقة بسبب التفاصيل غير الصحيحة أو المفقودة عن معلومات الشركة، أو أي أخطاء أخرى”.

ويضيف قائلًا: “لابد من الاهتمام بالتنسيق في أثناء كتابة الفواتير؛ إذ تجب كتابتها بشكل صحيح وبطريقة احترافية، كما ينبغي أن تكون سهلة القراءة وموحدة”.

نتخلص من مشكلة تأخير سداد الفواتير باتباع النصائح الآتية:

الأسلوب المباشر

كشفت دراسة جديدة  مجالًا لتحقيق نمو كافٍ في المدفوعات المباشرة والودائع بين أصحاب الأعمال الصغيرة:

66% من الشركات الصغيرة في الولايات المتحدة لا تقدم إيداعًا مباشرًا لموظفيها.

80% من الشركات الصغيرة تتعاقد في رواتب الموظفين مع طرف ثالث لتقديم ودائع مباشرة.

40% من الشركات الصغيرة  تدير الرواتب داخليًا وتقدم الإيداع المباشر.

1.3 مليون العدد المقدر للشركات الصغيرة التي تكون مفتوحة لتوجيه حلول الودائع .

المصدر:  بحوث مشتركة من NACHA- مؤسسة الدفع الإلكتروني ومستشاري شركة eCom.

• املأالفراغات

 ويضيف لانج: “تأكد  من أن نموذج فاتورتك يتضمن مجالات لاستكمال المعلومات المطلوبة من قبل العملاء، مثل تاريخ وشراء رقم الطلب ورقم الحساب، والوصف ورقم هوية الضرائب.

• الفاتورة على الفور

كثيرًا ما يؤخر  الفارق بين استكمال الطلب وتوليد الفاتورة فترة التحصيل لأسبوع أو أسبوعين. وهنا يقول فلينت لين، الرئيس التنفيذي ومؤسس Billtrust، وهي شركة تعمل في إرسال الفواتير تقع في جيمزبيرج بنيو جيرسي: “أنت بحاجة إلى التعامل مع عملية الفوترة على محمل الجد كأن تتعامل مع شؤون شركتك  بشكل عام، وليس فقط بوصفها وظيفة المكتب الخلفي”.

• فكر في تسديد الفواتير عبر الإنترنت:

وفقًا لما ذكرته شركة Tradeshift، التي تقدر انخفاض دورة الزمن (منذ فترة توليد الفاتورة وحتى تسليمها) من ثمانية أيام  للفواتير التقليدية إلى ثلاثة أيام للفواتير عبر الإنترنت، يقول لين إن استخدام  برامج دفع الفواتير عبر الإنترنت، كالاستفادة من خدمات شركة Tradeshift، Intuit أو ما شابهها  يوفر  التكلفة والوقت أكثر من طرق تسديد الفواتير التقليدية.

وفي الواقع، تصل  تكلفة توليد فاتورة ورقة واحدة إلى 11 دولارًا، بالإضافة إلى استهلاك كثير من الوقت.

• استخدام الفاتورة كأداة ترويجية:

وأخيرًا، ينصح لين عملاءه باستخدام  الفاتورة كأداة لترويج المنتجات وجميع الخدمات التي توفرها. ويعطي مثالًا على ذلك بأنك إذا كنت تعد فواتير لبيع المياه المعبأة، وتبيع أيضًا القهوة والوجبات الخفيفة، فضع رسالة كبيرة عن عرض خاص على أسعار القهوة أو كوبونات على هذه الفواتير كي تروج للمنتجات والخدمات الأخرى التي تبيعها.