يعد التخطيط من أهم الوظائف الأساسية للإدارة العليا والتي تعنى بوضع خطة واحدة أو أكثر من الخطط التفصيلية تهدف إلى خلق التوازن الأمثل بين حاجات المنظمة والموارد المتاحة لهذه المنظمة وتحدد عملية التخطيط الأهداف القصيرة والطويلة المدى، وتضع الخطط العملية المناسبة بغية تحقيق هذه الأهداف، وتوفير الوسائل المادية اللازمة لتحقيق هذه الأهداف، كما تعمل الإدارة العليا على مراقبة وتوجيه العاملين على تنفيذ هذه الخطط في تسلسلها الصحيح، ومن الجدير بالذكر أن التخطيط لا يقتصر على الدولة أو المنشئات والمنظمات الضخمة فحسب، حيث إن جميع المشاريع الاقتصادية مهما صغر حجمها أو كبر بحاجة الى التخطيط، كذلك على مستوى الأسرة أو الفرد، فالتخطيط ضروري لتحقيق أي هدف فردي أو جماعي.
من الضروري جدًا وضع خطة لتنفيذ أي هدف وإلا أصبحت جميع المحاولات في الوصول لهذا الهدف ضربًا من العبث ومضيعة للوقت، حيث إن انتهاج الارتجالية التي تعد نقيض التخطيط ستعمم الفوضى وتشتت وتحيد المرء عن تنفيذ أهدافه، ومن خلال التخطيط التنبؤ بالمستقبل والمفاجئات التي قد يخبئها للبعض، لأن الأهداف دائمًا مستقبلية وذلك يعني أن الفترة الزمنية التي يحتاجها المرء لتنفيذ هذا الهدف قد تطول أو تقصر مما يحتم على الإدارة وضع الفرضيات المتوقعة وحلولها وطرق التعامل معها بأقل الخسائر الممكنة.
عادة ما يشمل التخطيط في المنشآت التجارية الكبيرة وضع الميزانية وخطة للترويج والتسويق وتخطيط المصروفات، ومن الضروري جدًا أن تظل هذه الخطط معرضة للمراجعة والتدقيق والتمحيص والتغيير فيها تجاوبًا مع المتغيرات الداخلية والخارجية التي قد تواجهها المنظمة، وذلك لأهمية التخطيط في الحفاظ على مكانة المنظمة في السوق على سبيل المثال والعمل الدائم على تقوية وضعها، وكذلك الأمر ينطبق على الأفراد فإذا أراد الطالب الوصول إلى لقب الأول على الصف فعليه وضع خطة دراسية يعطي فيها الأولوية للمواد التي يواجه فيها صعوبات على سبيل المثال، وعليه فإن التخطيط مهم جدًا في الحياة سواءً على الصعيد الجماعي أو الفرد، أو كيانات ضخمة أو صغيرة، فستحتاج دائمًا للتخطيط إذا ما أراد المرء تحقيق الهدف والوصول إلى مركز أفضل أو حتى إذا في حال الرغبة بالحفاظ على مركز ما، فهذا بحاجة إلى التخطيط في التجاوب مع المتغيرات الدائمة.
يفهم التخطيط الاستراتيجي على أنه عملية موجهة نحو تغييرات استراتيجية في التنظيم أو في الاقتصاد ويبرز التخطيط الاستراتيجي كوظيفة محورية للإدارة الاستراتيجية على مستوى التحليل الجزئي غالبًا، وكخارطة طريق لتنمية الاقتصاد الكلي، وعليه فهو عملية بعيدة المدى تقود فيها الأهداف المقررة مسار تعبئة الموارد الجارية والكامنة من خلال سلسلة من المراحل تبدأ غالبًا بمسح الحالة الراهنة وتشخيص الرؤية المستقبلية وتمر بتحليل كمي ووصفي، وعليه فإن التخطيط يتسم بالخصائص الآتية:
يعد التخطيط الاستراتيجي الوظيفة الأولى ومحور العملية الإدارية تتقرر وتتعدل بموجبه الوظائف الأخرى في هذه العملية، كالتنظيم الاداري والتوجيه والرقابة وتطوير العاملين، فبالرغم ما يتطلبه الهيكل التنظيمي بكل مكوناته وارتباطاته من استقرار فإن هذا الهيكل لا بد من تعديله تماشيًا مع التوجيهات التخطيطية وخاصة على الأمد البعيد، كما وأن التوجيه الإداري يرتبط تمامًا مع قرارات التخطيط وتتضمن الرقابة متابعة تنفيذ الخطط المعتمدة مع بيان الاختلالات التي تحدث ما بين هذه الخطط وواقع التنفيذ، فتشخص الانحرافات وسبل معالجتها التصحيحية، فلا بد من ظهور تنظيم جديد يعتمد أساساً على الكوادر التخطيطية المتخصصة في وضع الاستراتيجيات المناسبة للإسراع في تطويرها من حيث الأساليب والوسائل ومخططات إجراءات العمل.
يمر التخطيط الاستراتيجي بعدة مراحل لا بد منها، بهدف تقدير الوضع الراهن وتقييم الأهداف ومدى واقعيتها والكشف عن نقاط الضعف والقوة لتتمكن الإدارة من وضع خطة استراتيجية معقولة وعقلانية قابلة للتطبيق وتحقيق الأهداف المطلوبة منها، وما يأتي أهم مراحل التخطيط الاستراتيجي:
بعد ما تم الذكر سابقًا أهمية التخطيط في حياة الأفراد أو المجموعات أو الدول والمنظمات، وعليه فإن التخطيط لا يقتصر على جانبًا واحدًا من الحياة، إذ أنه اساسي في كل شيء سواء كان تخطيطًا ماليًا او مهنيًا أو دراسيًا، فهو في مجمله يعني استغلال جميع الامكانات المادية والمعنوية والفكرية في سبيل تحقيق أهداف معينة خلال فترة زمنية معينة، وبذلك فإن التخطيط المالي من أهم الجوانب التي يجبر أن يتم لها التخطيط ابتداءً من وضع خطة مالية للكيفية التي ستنفق فيها وانتهاءً بوضع خطة مالية لمشروع الاقتصادي.
وبناءً عليه فإن التخطيط المالي للشركات والمشاريع الاقتصادية هو عملية التنبؤ بالمستقبل وما يتعلق به من مصاريف مادية رأسمالية أو تشغيلية والتدفقات النقدية بالنسبة للشركات، ووضع الحلول المناسبة لأي مشاكل متوقعة، وبذلك ستتمكن الإدارة من مواجهة المشاكل المادية المحتملة وتجاوزها بالوقت المناسب، وتدفع باتجاه تحقيق الأهداف قصيرة أو طويلة أو متوسطة المدى، وعادة ما تحتوي الخطة المالية على وصف لكل الأنشطة التي تنوي المنظمة القيام بها والتكاليف والأدوات اللازمة لتنفيذها.
وهو استراتيجية الحصول على القوى العاملة اللازمة للمضي قدمًا في المشروع واستخدامها وتطويرها بما يتناسب مع أهداف المنظمة وعمل التحليل والتقدير المنهجي من حيث احتياجات المنظمة للقوى العاملة كمًا ونوعًا كمواضيع اختصاصها وقدراتها ومهاراتها ومدى حاجة المنظمة لها خلال فترة زمنية معينة، حيث يتم تحديد الخبرة المطلوبة وتحليل التكلفة المترتبة على توظيف الخبراء والعاملين وما قد تحتاجه المنظمة مستقبلًا واختيار الموظف الذي يتناسب مع قدرات المنظمة المالية ومقدار حاجتها من الخبرة.
وعليه تقع على عاتق مخطط الموارد البشرية تحليل الظروف البيئة الداخلية والخارجية للموارد البشرية، وتقرير إذا ما كان سيسد حاجته للقوى العاملة من داخل المنظمة أو من خارجها، وتحليل مدى الاقبال المستقبلي على الموارد البشرية من قبل المنافسين، ووضع الميزانية التقديرية لتحقيق أهداف إدارة الموارد البشرية إذا ما كانت المنظمة بحاجة لقدرات بشرية جديدة، كما يقع على عاتق مخطط الموارد البشرية وضع وصف تحليلي للوظائف التي تسعى المنظمة لملئها وجمع المعلومات عن مواصفات الأفراد واتجاهاتهم ودوافعهم للعمل، وعلى ما سبق يمكن تلخيص تخطيط الموارد البشرية بالآتي:
نظراً لأهمية الخطة المالية في ازدهار الوضع المالي للمنظمة وتجنيبها أي مفاجءات مادية من المحتمل أن تسبب تقصاً في السيولة أو عجزاً مادياً، يقع على عاتق المخطط المالي مهمة وضع الخطة المالية والتأكد من تطبيقها بدقة شديدة من خلال التأكيد على أن الأهداف الموضوعة قابلة للتحقيق من الناحية المالية، ويكلف المخطط المالي بمساعدة الرئيس التنفيذي في تحديد الأهداف المالية للمنظمة ومكافأة الموظفين على تحقيق الأهداف ضمن الميزانية الموضوعة، ويتضمن نشاط المخطط المالي المهام الآتية:
وهو عملية إدارة الموارد المالية والتكاليف الشخصية أو الأسرية، وتوزيعها تماشيًا مع الهدف الشخصي الموضوع سواء بما يتعلق بالادخار أو الإنفاق مع مراعاة المخاطر المادية المتوقعة وغير المتوقعة كالمرض مثلًا، حيث يترتب على الأفراد التخطيط لتمويلهم الفردي والنظر في موضوع القروض وبطاقات الائتمان وحسابات التوفير واختيار الأكثر تناسباً مع دخله وحاجته من المال خلال فترة زمنية معينة، والنظر جيدًا في العروض الاستثمارية المتاحة كالاستثمار في الأسهم الخاصة أو السندات الحكومية أو صناديق الاستثمار المشتركة، وكذلك فيما يتعلق بالتأمين الصحي والتأمين على الحياة أو ضد العجز، وفيما يتعلق بخطة التقاعد والضمان الاجتماعي وفي كل ما يتعلق بالمستقبل وما يترتب عليه من احتياجات ونفقات
لا تختلف الخطة المالية الفردية عن الخطة المالية لشركة أو منظمة ما في جوهرها والغاية منها، حيث يحتاج الفرد أيضًا إلى القدرة على إدارة الخطة المالية، والتأكد من تنفيذ جميع أركانها بالدقة المطلوبة والتأكد من تناسب الأهداف المطلوبة مع الفترة الزمنية المقررة لإنجاز هذه الأهداف حيث أن واقعية الخطة و الأهداف من أهم عوامل نجاحها، وفيما يأتي سيتم ذكر لكم أهم الخطوات الواجب اتباعها أثناء وضع الخطة المالية الفردية: