تلعب إدارة خدمة العملاء دورًا محوريًا الآن في المؤسسات والشركات المختلفة؛ فعلى الرغم من أن هذا النوع من الإدارات حديث نسبيًا، إلا أن حداثته هذه لها ما يبررها؛ فمع تنامي حدة المنافسة على المستهلكين والعملاء المحتملين كان لا بد من العمل على جذب أكبر قدر منهم، وهو ما تتولاه إدارة خدمة العملاء عبر تقديم تجربة مميزة للعميل، ومحاولة إرضائه وإشباع رغباته بشتى الطرق.

إذًا، أدت المنافسة حامية الوطيس في السوق إلى توجيه النظر صوب العملاء، والاهتمام بهم، وذلك، ومن دون شك، إحدى مزايا المنافسة، فما يهم العميل في النهاية هو جودة المنتج/ الخدمة الذي يحصل عليه، وهو أمر تتفانى الشركات في فعله الآن.

ونظرًا لأهمية هذه الإدارة _الحديثة نسبيًا_ ولأن العملاء هم وقود الشركات وموردها الأساسي؛ سنرصد في «رواد الأعمال» بعض الأمور التي يجب عليك معرفتها عن إدارة خدمة العملاء وكيفية عملها ومسؤولياتها.. إلخ، وذلك على النحو التالي:

الحفاظ على علاقات دائمة مع العملاء المربحين

عملاء الشركة ليسوا على درجة واحدة من الأهمية، من جهة المنافع التي يتم الحصول عليها من ورائهم؛ لذلك فإن إدارة خدمة العملاء، وبعد تصنيفها لهؤلاء العملاء من حيث الأهمية أو أي معيار آخر، تعمل على استدامة أولئك الأكثر جلبًا للربح، والذين يحققون للشركة منافع أكثر من غيرهم.

ولكي تتمكن الشركة من ذلك فإنها بحاجة إلى دراسة العملاء عن كثب؛ لمعرفة ما يفضلونه أكثر من غيره، وإقامة علاقات قوية معهم، وغالبًا ما يتولى هذا مدير إدارة خدمة العملاء.

تحديد أهداف الفريق

هذا أيضًا أحد مسؤوليات مديري خدمة العملاء؛ حيث يتوجب عليهم وضع الأهداف، وطرق قياسها بالنسبة لأعضاء الفريق، وبما أن العميل هو كلمة السر في هذه الإدارة بالذات فإن كل الجهود ستكون موجهة نحوه.

ويدرك المدراء، عند وضع الأهداف، أن تكون ممكنة القياس كما قلنا قبل قليل، وأن تنطوي على نوع من التحدي للعملاء، دون أن تشعرهم بالعجز ومن ثم الفشل؛ ولنتذكر أن فشل الموظف في هذه الإدارة قد يعني فقدان العميل.

تمثيل صوت العميل

أكثر الأشخاص في الشركة معرفة ودراية بالعميل هو مدير إدارة خدمة العملاء، والتي هي موجودة أصلًا من أجل هؤلاء العملاء، ومن ثم فإنه دائمًا ما يكون صوت العميل في اجتماعات مجلس الإدارة أو عند العمل على وضع خطة استراتيجية للشركة بشكل عام.

فمن خلال العمل عن كثب مع العملاء يحصل مديرو خدمة العملاء على فرصة فريدة لسماع التعليقات مباشرة من المصدر، وعبر هذا الاستماع النشط، يكتشفون المشكلات التي يجب حلها، وما يحبه العملاء أو يكرهونه حول منتج أو خدمة معينة.. إلخ. كل هذه المعلومات هي التي يعمل على المديرون في هذه الإدارة على أخذها في الاعتبار والعمل على حلها بأسرع وأنجع طريقة ممكنة.

التعامل مع مشكلات العملاء

تتعامل هذه الإدارة، وهذا أصعب مهامها على الإطلاق، مع المشكلات الحادة والمستعصية أو حتى البسيطة مع العملاء، بعض المشكلات قد يُحل بسهولة، وبعضها الآخر قد يتطلب تدخل المدير ذاته، المهم أن مشكلة يجب أن تُحل فـ «العميل دائمًا على حق»، كما أن هناك خطورة كبيرة في وجود عميل غاضب؛ حيث يمكنه أن ينشر هذه العدوى بين أكبر قدر من العملاء ومن ثم تُصاب سمعة الشركة في مقتل.

بيئة عمل مركزها العميل

أمام إدارة خدمة العملاء دائمًا تحدٍ كبير، وهو رغبتها في دفع الموظفين إلى اتباع أسلوب/ طريقة معينة مع العملاء، أساسها الود والتعاطف والاحترام، لكن تخيل مدى ما يمكنه أن يفعله مزاج سيئ لموظف ما؟!

هنا يجب على هذه الإدارة أن تبدأ من الداخل أولًا؛ فموظفو خدمة العملاء هم أساس نجاح الإدارة برمتها، وهم أداة الاحتفاظ بالعملاء، فالعمل على راحة هؤلاء الموظفين واحترامهم وتلبية رغباتهم، وتوفير بيئة عمل مثالية لهم مسؤولية هذه الإدارة أيضًا، أي أنها مسؤولة داخليًا أمام موظفيها، وخارجيًا أمام عملاء الشركة، وهو تحدٍ كبير ومضاعف.