في اجتماعنا اليوم، سوف نركز على أعلى عشر أولويات لدينا. لست متأكدة لماذا سنجتمع. على أية حال، دعونا نجتمع… آسف، أنا متأخر،اجتماعي الأول مضى بسرعة … هل يمكن أن تعطيني بعض النقاط مما كنا نناقشها؟.

أسمع هذه العبارات طوال اليوم (وأعلم أنك تسمعها أيضًا) .أسمعها كثيرًا وأنا مذهولة من كم السخرية والتصريحات التي لا يمكن تصديقها . فكر في ذلك : كيف يمكنك التركيز على عشر أولويات؟ والأولوية هي الأكثر أهمية من أي شيء آخر، وهي الشيء الوحيد الواجب القيام به أولًا. إذًا، كيف يمكن أن يكون لديك عشرة أشياء الأكثر أولوية؟.

ومع ذلك، فإننا نستضيف، نجلس مع ..، نستمع إلى ..، نلهو بالرسم خلال الاجتماعات؛ حيث يُطلب منا التركيز على الأولويات العشر خلال محادثات مشوشة ليس بها أجندة واضحة أو هدف واضح؛ حيث يأتي المشاركون إما متأخرين، وإما يغادرون في وقت مبكر؛ والنتيجة هي عدم الكفاءة.

السخرية منها؟ نعم؛ لأننا لانختار ولا نريد أن ندير أعمالنا التجارية بهذه الطريقة؛ فثقافة الاجتماع التي تستهلك مؤسساتنا معيبة بشكل أساسي،كما أنها تضعفك وتقلل ربحية مؤسستك. وكما رأينا مؤخرًا الإطاحة ببريان ستوكتون؛ الرئيس التنفيذي لشركة ماتيل، بعد موسم مبيعات في عطلة أخرى مخيبة للآمال.عندما سأل ” ستوكتون ” نفسه: لماذا افتقرت ماتيل ثقافة الابتكار؛ فعزا ذلك إلى الاجتماعات السيئة. لذلك، إذا أردت أن تواجه أسبوعًا آخر بالعودة للوراء للاجتماعات الماضية، فكيف يمكنك محو الاجتماعات السيئة؟ وكيف تسبق الأحداث وتمنع تكرار ذلك ؟.

1. احسب تكلفة كل اجتماع

 لكل اجتماع تكلفة مادية ، فحساب الأجر يكون بالساعة. على سبيل المثال، لو افترضنا أن سعر الساعة ما بين 200  دولار لكل شخص؛ فإن تكلفة الاجتماع تبلغ 2000  دولار كل أسبوع إذا كان حضور الاجتماع 10أفراد.

الآن، إذا كنت تستثمر 2000 دولار في منتج أو خدمة لمؤسستك، فلا تتوقع أن يكون العائد على ذلك الاستثمار مساويًا على الأقل لما أنفقته ؟.  والآن، لماذا لا تتوقع أن يوفر كل اجتماع في مؤسستك عائدًا على الاستثمار لا يقل عن تكلفة وقت المشارك. احسب تكلفة الاجتماعات ،  وامنع الاجتماعات التي تجعلك تخسر المال أو يكون عائدها منخفضًا عن تكلفتها.

2. اسأل عن قيمة كل اجتماع

إذا كنت ترغب في محو الاجتماعات السيئة من أجندة مواعيدك ، فابدأ بالسؤال عن القيمة الشخصية والمهنية لكل اجتماع تحضره ، وبدلًا من قبول طلب الاجتماع المقبل تلقائيًا، توقف وانظر في العائد من الاجتماع على الاستثمار الخاص بك من حيث :

• هل يساعدك هذا الاجتماع في تحقيق أهدافك؟.
• كيف يتماشي الغرض من الاجتماع (إن وجد!) مع الأولويات الاستراتيجية للشركة؟
• ما المساهمة التي يمكن أن تقدمها في الاجتماع؟
• هل هناك شخص يلاحظ عدم وجودك في الاجتماع ؟
• هل يكون الاجتماع منشّطًا ، أم مثبطًا لحياتك ؟
• هل سيكون الاجتماع مجرد إعادة صياغة للاجتماعات الخمسة الماضية؟
• قبل كل ذلك، هل حضور هذا الاجتماع يعدّ أفضل استخدام لوقتك الآن؟ ..في كل مرة تقول نعم لشيء ما، هل تقول لا لغيره ؟

3. ضع خطة لاجتماعك..ولا تترك شيئًا للصدفة

قبل أن تطلق منتجًا أو خدمة جديدة، تقوم بعمل بحث صارم للسوق، وتجري التجارب، وتخطط بعناية في كل مرحلة من تطور إطلاق المنتج أو الخدمة.. اجتماعاتك تتطلب الاهتمام بنفس المستوى،ونجاح أي اجتماع يعتمد على التفكير والتخطيط قبل الاجتماع.

لتحسين فرص إجراء اجتماعات فعالة وذات كفاءة، فكّر في الأسئلة التالية قبل تحديد موعد الاجتماع:

• لماذا أحتاج إلى الاجتماع ؟ إذا لم تتمكن من الإجابة ، فلا تنتقل إلى السؤال التالي.
• ما الغرض من الاجتماع؟
• ما النتيجة التي أريد تحقيقها من هذا الاجتماع؟
• هل هناك صيغة بديلة يمكنني استخدامها لتحقيق هذه النتيجة؟
• إذا كان الاجتماع ضروريًا، فما شكل الاجتماع المثالي لتحقيق نتائج الاجتماع.. عقد اجتماع بالحضور الشخصي، أم حضور افتراضي، أم مزيج من الاثنين؟.
• من الذي ينبغي حضور الاجتماع؟
• ما المعلومات التي أحتاجها من الحضور؟
• ماذا يحتاج الحضور إلى معرفته قبل حضور الاجتماع ليحقق النتائج المرجوة منه ؟
• ما توقعاتي بالنسبة للحضور فيما يخص الأعداد والمشاركة؟ وكيف يمكنني توصيل هذه التوقعات؟.

الإجابة على جميع هذه الأسئلة والعمل بشكل منهجي مع هذه الإجابات يضمن لك أن يركز الاجتماع على  الغرض العام منه ويحققه ، وأن توفر الوقت والمال.

4. تحكم في مدة الاجتماع

كم مرة غادرت فيها الاجتماع وقلت في نفسك: “كان يمكن اختصار هذا الاجتماع في 10 دقائق فقط”، أو قلت: “كان يمكن إنهاء الاجتماع قبل ساعة من الآن”؟ في مرحلة ما من الوقت، نتوقف جميعًا عن النظر بعناية للمدة المثالية لعقد الاجتماع، ونستسلم لما جاء في الأجندة، ونخصص ساعة كاملة لكل اجتماع، بغض النظر عن الغرض منه.

لقطع حزمة هذه الأسئلة ، ابدأ بالسؤال عن طول كل الاجتماعات التي ترأسها أو تحضرها .

إذا كنت ترأس الاجتماع، انظر بعناية إلى الغرض والنتائج والتنسيق لتحديد الطول المثالي للاجتماع. إذا كنت ترأس اجتماعًا افتراضيًا عن طريق الهاتف أو مؤتمر عبر الفيديو، فمن المحتمل أن يكون لديك اهتمام جزئي فقط بالمناطق البعيدة والحضور غير المرئيين نظرًا لتعدد المهام؛ وهذا يعني أنه إذا تجاوز الاجتماع 45-60 دقيقة، فلديك بالتأكيد تدهور كبير في الاهتمام والتركيز من الحضور.. وبالتالي فالاجتماع الأقصر أفضل للاجتماعات الافتراضية.

هدفك هو الحفاظ على الاجتماعات مركزة ، ومحدودة، وموجزة قدر الإمكان. ادرس تقليل مدة كل اجتماع بحوالي 15 دقيقة، ولا تنسَ قانون باركنسون: تؤخذ المهام مادام لها وقت مخصص..وسوف تنال اجتماعاتك الاهتمام المطلوب ،مادام لها وقت مخصص.

• ماذا يمكنك أن تفعل الآن؟
• انظر إلى أجندة المواعيد للأسبوع القادم واحذف اجتماعين على الأقل، واستخدم ذلك الوقت للتفكير أو الاستكمال الفعلي للعمل .
• قبل أن تقول نعم لطلب عقد الاجتماع المقبل الذي يظهر في البريد الوارد، اسأل نفسك: هل يدعمك الاجتماع في تحقيق أهدافك، وكيف يسهم في ذلك ، وإذا كان سيتم عقده؛ فأعد صياغة الجلسات الخمس الأخيرة التي حضرتها .
• قم بتقصير مدة جميع الاجتماعات التي ترأسها 15 دقيقة.
• تواصل مع موقع “Work Simply” لإيجاد أفكار إضافية وأدوات واستراتيجيات لاستعادة السيطرة على صندوق البريد الوارد.