يعدّ التدريب نهجًا مختلفًا لتنمية قدرات الموظفين، فتوفير برامج تدريبية، يخلق لموظفيك فرصة للنمو، وتحقيق الأداء الأمثل؛ من خلال التغذية الراجعة المتسقة، وتقديم المشورة والتوجيه، بدلًا من الاعتماد فقط على الجداول الزمنية.

وهنا نستعرض سبع خطوات تساعد في خلق بيئة إيجابية لتوفير التغذية الراجعة:

• بناء علاقة من الثقة المتبادلة:

يقوم أساس أي علاقة تدريبية ناجحة على الثقة المتبادلة، التي من دونها لا يمكن تنفيذ برنامج تدريبي هادف.

• توضيح أسباب الاجتماع:

يجب على المدير في بداية الاجتماع ، توضيح أسباب الاجتماع بشكل محدد.

• تحديد المشكلات:

تعد هذه أهم خطوة، وهي إجماع  الموظفين على وجود مشكلة في الأداء تتطلب حلًا. ومن أكبر الأخطاء التي يقترفها المديرون أنهم يتغاضون عن وجود مثل هذه المشكلات، ويهملون البحث عن حلول لها.  ولإقناع الموظف بالاعتراف بالمشكلة يجب أن يكون المدير  قادرًا على تحديد طبيعة المشكلة والحصول على اعتراف من الموظف بضرورة إيجاد حل لها؛ وذلك بتحديد السلوك وتوضيح العواقب.

وتتكون مهارة تحديد السلوك من ثلاثة أجزاء:

* الاستشهاد بأمثلة محددة  لهذه المشكلات.

* توضيح توقعات الأداء الخاص بك في هذه الحالة.

* طلب الحصول على  اعتراف من الموظفين بوجود مشكلة في الأداء.

وتتألف مهارة توضيح النتائج من جزءين:

* أن توضح لفريق عملك النتائج المتوقعة نتيجة حدوث تلك المشكلة.

* أن تطلب من الموظف الاتفاق على أن هناك مشكلة في الأساس.

4- استكشاف البدائل:

بعد ذلك، ابحث عن طرق أخرى تحسن، أو تصحح المشكلة؛ بتشجيع الموظف على تحديد حلول بديلة. ويمكن الابتعاد تمامًا عن الحلول البديلة، إلا إذا كان الموظف غير قادرٍ على الوصول إليها. ومن مميزات وجود حلول بديلة، أن تتوافر لديك خيارات متعددة لتحديد الأنسب لكل موظف.

ويتطلب ذلك مهارة التفاعل والتوسع؛ إذ يجب قبول اقتراحات الموظفين، ومناقشة مزايا هذا الاقتراح وعيوبه، وطلب تقديم اقتراحات إضافية، وأن يُطلب من الموظف بيان كيفية حل هذه المشكلة.

5- تحفيز الموظفين:

تتمثل الخطوة التالية في مساعدة الموظف على  اختيار الحل البديل. واحذر أن تعطي الحل على طبق من فضة لموظفك، بل حفزه على السعي وبذل الجهد في البحث عن هذا الحل.

ولتنفيذ هذه الخطوة، تأكد من الحصول على التزام شفهي من الموظف بشأن ما سيتم اتخاذه من إجراءات ومتى سيتم اتخاذها.

6- التماس الأعذار:

قد يعتذر أحد الموظفين في أثناء الاجتماع، وهنا، يجب أن تلتمس له العذر؛ فذلك يوطد العلاقة بينكما.

7- تقديم الاقتراحات:

يتفهم المدربون المحترفون قيمة وأهمية إعطاء التغذية الراجعة عن الأداء المستمر داخل الشركة، وإبداء الآراء حول الأداء، سواء كانت إيجابية أو سلبية.

وهناك ملاحظات يجب وضعها في الحسبان في أثناء إعطاء التغذية الراجعة والتعبير عن الرأي:

* أعط رأيك في الوقت المناسب.

* اختر دومًا الوقت المناسب لتعبر فيه عن رأيك، وذلك بعد أداء كل المهام، وليس قبل ذلك.

* كن محددًا، سواء كان رأيك إيجابيًا أو سلبيًا؛ وذلك لمساعدة الموظف على تحديد مساره، واتخاذ خطوات سليمة.

* ركّز على المشكلة وليس السبب: عندما تبدي رأيك لا تركز على سبب حدوث المشكلة، بل  على طبيعة المشكلة ووضع حلول لها.

* تجنب لهجة الغضب والسخرية: كن ودودًا في أثناء التعبير عن رأيك الشخصي، وابتعد تمامًا عن لهجة الغضب والإحباط واليأس أو السخرية.

واعلم أن ردود الفعل الإيجابية تعزز من الأداء، وتحسن من الإنتاج بشكل كبير، بينما النقد المستمر ينفّر الموظف ويثبط همته؛ لذلك حاول جاهدًا أن تكون آراؤك إيجابية وبنَّاءة.