تقوم برمجيات أو تطبيقات المحاسبة بتسجيل ومعالجة المعاملات المحاسبية داخل وحدات وظيفية مثل الذمم الدائنة والذمم المدينة ودفتر اليومية ودفتر الأستاذ العام وميزان المراجعة، وهذه البرمجيات تعمل كنظام معلومات محاسبية، وقد يتم تطوير هذه البرمجيات داخل الشركة، أو قد يتم شراؤها من طرف ثالث واستخدامها بالإعدادات الافتراضية أو التعديل عليها، وقد تعتمد هذه البرامج على الشبكة العنكبوتية بحيث يمكن الوصول إليها من أي مكان وفي أي وقت باستخدام أي جهاز متصل على الشبكة، أو قد يكون مخصص لسطح المكتب بحيث تنعكس هذه التفاوتات على التكلفة، وخلال المقال سيتم التعرف على تعريف شجرة الحسابات والتي تعتمد على برمجيات المحاسبة.
التعرف على المصطلحات التي سيرد ذكرها سيبسّط من فهم تعريف شجرة الحسابات، فالبيانات المالية هي أي تقرير عن الحالة أو النتائج المالية لعمليات الشركة أو الحكومة أو أي منظمة، وغالبًا ما يستخدم هذا المصطلح بشكل أضيق في الدوائر التجارية والمالية للإشارة إلى الميزانية العمومية وبيانات الدخل وبيانات الأرباح المحتجزة للشركة، وتظهر كمية ونوع الأصول والمصروفات واستثمارات المالكين "حقوق الملكية" في الميزانية العمومية اعتبارًا من تاريخ معين، كما وتشير الميزانية العمومية أيضًا إلى السيولة والملاءة المالية، بحيث تقاس السيولة من خلال سهولة تحويل الأصول إلى النقد، بينما تقاس الملاءة المالية بقدرة الشركة على الوفاء بالديون عند الاستحقاق، ويعد الدائنون قصيري الأجل والمستثمرون ومدراء الأعمال والوكالات الحكومية المستخدمين الأكثر أهمية في البيانات المالية.
قبل التعرف على تعريف شجرة الحسابات يجب التعرف على دفتر الأستاذ العام الذي يعد قاعدة البيانات لشجرة الحسابات، إذ يمثل دفتر الأستاذ العام نظام لحفظ سجلات البيانات المالية للشركة مع سجلات الحسابات الدائنة والمدينة المصادق عليها من خلال ميزان المراجعة، كما ويقوم دفتر الأستاذ العام بتوفير سجل لكل حركة مالية تحدث خلال الفترة التشغيلية من حياة الشركة، بالإضافة لاحتفاظ دفتر الأستاذ العام بمعلومات الحسابات اللازمة لإعداد القوائم المالية للشركة، ويتم فصل بيانات الحركات المالية بحسب النوع إلى حسابات أصول ومطلوبات "خصوم" وحقوق الملكية وإيرادات ومصروفات "نفقات"، ويعد دفتر الأستاذ العام أساس النظام المستخدم من قبل المحاسبين لحفظ وتنظيم البيانات المالية المستخدمة لإنشاء القوائم المالية للمنظمة، ويتم ترحيل المعاملات "الحركات المالية" إلى حسابات دفتر الأستاذ الفرعي، كما هو محدد في شجرة حسابات الشركة، ثم يتم إغلاق المعاملات أو تلخيصها في دفتر الأستاذ العام ويقوم المحاسب ببناء ميزان المراجعة وهو بمثابة تقرير عن جميع أرصدة حسابات دفتر الأستاذ.
يمكن تعريف شجرة الحسابات أو دليل الحسابات وبالإنجليزية chart of accounts واختصارًا COA بأنها عبارة عن قائمة بجميع الحسابات المستخدمة في دفتر الأستاذ العام للمنظمة، ويتم استخدام شجرة الحسابات عن طريق برنامج محاسبي للمعلومات المُجمَّعة في البيانات المالية للمنظمة، وعادةً ما يتم تصنيف دليل الحسابات وفقًا لرقم الحساب وذلك لتسهيل مهمة تحديد موضع حسابات محددة، وتكون هذه الحسابات رقمية كما ويمكن أن تكون أيضًا أبجدية أو أبجدية رقمية، وتصنَّف الحسابات عادةً بحسب ترتيب ظهورها في البيانات المالية وذلك بدءًا من الميزانية العمومية واستمرارًا في قائمة الدخل، لذا فإن شجرة الحسابات تبدأ بالنقد والعائدات ومن ثم تستمر مع حسابات الإيرادات ومن ثم النفقات، وتقوم العديد من المنظمات بهيكلة دليلها الحسابي بحيث يتم جمع معلومات النفقات بشكل منفصل من قبل القسم المختص، لذا فإن كل من قسم المبيعات وقسم الهندسة وقسم المحاسبة لديهم نفس المجموعة من حسابات المصروفات، ويرتكز الترتيب الدقيق لتعريف شجرة الحسابات على احتياجات الأعمال الفردية.
ويكون التصنيف المثالي للحسابات "أنواع الحسابات" في تعريف شجرة الحسابات على النحو الآتي:
بعد التعرف على تعريف شجرة الحسابات سيتم التعرف على ما سبق من خلال مثال على شجرة الحسابات، إذ عادةً ما يتم تخصيص رقم لكل حساب وذلك بناءً على الترتيب الذي ستظهر فيه في البيانات المالية، وعادةً ما يتم تقديم حسابات الميزانية العمومية أولًا تليها حسابات بيانات الدخل، لذا يتم تعيين أرقام الحسابات وإدراجها حسب الترتيب، الأصول والمطلوبات، وحقوق الملكية أو حقوق المساهمين، والدخل والنفقات وأخرى، وتستخدم معظم الشركات نظام الترقيم الذي يصنف الحسابات في مجموعات في فئات القوائم المالية، وقد يكون الترقيم للأصول مثلًا 001-1 وللالتزامات 001-2 بحيث يكون ترقيم كل شيء يخص الأصول أو الالتزامات أو ما تم ترقيمه في النطاق الرقمي المحدد، حيث يساعد نظام الترقيم ماسكي الدفاتر والمحاسبين على تتبع الحسابات وتجنب الفوضى والارتباك.
وعلى الرغم من أن معظم البرامج المحاسبية مثل برنامج كويك بوكس Quickbooks تأتي من قائمة رئيسة أو افتراضية للحسابات، إلا أنه يمكن لماسكي الدفاتر إعداد وتخصيص هيكل حسابهم لملائمة أعمالهم، وكمثال على ما سبق ذكره ولفهم أعمق لتعريف شجرة الحسابات، فالعديد من الشركات لديها أقسام مختلفة والتي لديها تكاليف مماثلة مثل اللوازم، وقد ترغب الإدارة بتقييم تكاليف اللوازم لكل قسم لمعرفة أي من هذه الأقسام تستخدم مواردها بأكبر قدر من الكفاءة، ولجعل هذه المقارنة سهلة يلجأ ماسكي الدفاتر إلى وضع علامة على نفقات جميع الأقسام المختلفة، وذلك عن طريق استخدام حسابات مرقمة مختلفة لكل قسم، وهناك طرق مختلفة عديدة لبناء شجرة الحسابات ولكن الشيء الأهم تذكر أن البساطة هي المفتاح، فكلما تم إضافة العديد من الحسابات على النموذج، وكلما زاد نظام الترقيم تعقيدًا كلما زادت صعوبة استخدام النظام المحاسبي، والجدول الآتي سيكون مثالًا على شجرة الحسابات:
| الرقم | الوصف | نوع الحساب | البيان المالي |
|---|---|---|---|
| 1-001 | نقد | أصول | الميزانية العمومية |
| 1-010 | ذمم مدينة | أصول | الميزانية العمومية |
| 1-020 | المخزون | أصول | الميزانية العمومية |
| 2-001 | ذمم دائنة | مطلوبات | الميزانية العمومية |
| 2-010 | التزامات مستحقة الدفع | مطلوبات | الميزانية العمومية |
| 3-001 | أسهم عادية | حقوق الملكية | الميزانية العمومية |
| 3-010 | أرباح محتجزة | حقوق الملكية | الميزانية العمومية |
| 3-020 | رأس المال الإضافي المدفوع | حقوق الملكية | الميزانية العمومية |
| 4-001 | الإيرادات | الإيرادات | قائمة الدخل |
| 5-001 | مصروفات البضاعة المباعة | المصروفات | قائمة الدخل |
| 5-010 | مصاريف الإعلانات | المصروفات | قائمة الدخل |
العربية
