تجهيز خطة عمل مشروع متطورة هي بمثابة مخطط يحدد الخطوات اللازمة لإنجاز مهمة ذات صلة بالعمل لضمان نجاحه، عندما يتعلق الأمر بتخطيط مشروعك، قد لا تعرف بالضبط من أين تبدأ ؟ أو كيف تتنبأ بدقة نجاح المشروع ؟ كيف تحول توقعات العملاء إلى نتائج ملموسة ؟ ماذا لو حدث خطأ ما ؟

تجهيز خطة مشروع متطورة هي بمثابة مخطط يحدد الخطوات اللازمة لإنجاز مهمة ذات صلة بالعمل لضمان نجاحه، عندما يتعلق الأمر بتخطيط مشروعك، قد لا تعرف بالضبط من أين تبدأ ؟ أو كيف تتنبأ بدقة نجاح المشروع ؟ كيف تحول توقعات العملاء إلى نتائج ملموسة ؟ ماذا لو حدث خطأ ما ؟

1- قم بتجميع جميع المعلومات التي تحتاجها حول عناصر المشروع قبل وضع خطة المشروع، على سبيل المثال، سوف تحتاج إلى معرفة ميزانيتك، أي نوع من الموارد البشرية لديك ستكون تحت تصرفك، والتكاليف والجداول الزمنية لمختلف الخطوات، والترتيب للجوانب المختلفة من الخطة التي تحتاج إلى القيام بها.

2- اكتب لمحة عامة عن الخطة واصفاً فيها مهمتها والغرض منها والنتائج المتوقعة، وسيوفر ذلك لمحة عامة عن المشروع عند الأطراف المهتمة.

3- إنشئ مخططات سير العمل التي تتبع كل عنصر للمشروع على حدة، على سبيل المثال، إذا كان مشروعك هو تنفيذ حملة تسويقية جديدة، فقد تتضمن عناصر المشروع تصميم شعار جديد، وإنشاء نسخ على الويب، وتصميم مواد إضافية، سيتضمن مكون مخطط سير العمل في خطة المشروع الخطوات الفردية لإكمال كل مهمة من هذه المهام.

4- حدد مهمة كل شخص في مهام المشروع المختلفة، تأكد من أن هؤلاء الأفراد مؤهلون وناجحون وأن يكون لديهم فهم راسخ للدور الذي تتوقع منهم أن يلعبوه في المشروع.

5- تحديد المواعيد النهائية واحرص على إعلام فريق المشروع بها، وينبغي أن تكون المواعيد النهائية معقولة وقابلة للتحقيق.

6- تقييم المخاطر، عند التخطيط لمشروع ما، من المهم أن تتذكر أن الجدول الزمني غير دائم لأن مهام المشروع والعملاء يحتاجون باستمرار إلى التغيير، الجدول الزمني الخاص بك هو في الحقيقة مجرد تخمين مبدئي حول ما قد يحدث ومتى؟

7- عقد اجتماعات إلزامية لتخطيط المشروعات، وهذه فرصة لجميع أعضاء الفريق لجمع وتقييم التقدم المحرز للمشروع، ويمكن تحديث مخططات سير العمل استناداً إلى النتائج المحرزة، ويمكن تحديد المجالات التي يمكن أن تكون هي المشكلة ومعالجتها، قم بتحديث كل عنصر من عناصر الخطة أثناء الاجتماع، على سبيل المثال، إذا كان مشروع الطباعة مرتبط بالجدول الزمني، قم بضبط الجدول الزمني المحدد لخطة المشروع الخاصة بك لطباعة الإنتاج والتسليم.

8- طلب تحديثات المشروع العادية، إذا كان للمشروع جوانب عديدة أو معقد في طبيعته، فشجع أعضاء الفريق على إطلاعك على الحالة بشكل منتظم، هذا سوف يساعدك على البقاء على رأس الخطة وتجنب أي مشاكل أو أي تأخير فتتجنب ذلك قبل أن تخرج الأمور عن سيطرتك.

أخيرا قد تختلف تفاصيل كيفية تخطيط مشروعك والمستندات التي ستنشئها استناداً إلى منهجية إدارة المشروع التي اخترت إتباعها، ولكن هذه الخطوات ستعطيك بداية جيدة، مدركاً خلالها أنه قد تنشأ المشاكل، والمشاريع تختلف، والمخاطر موجودة وبغض النظر عن مقدار التخطيط وتقييم المخاطر الذي قمت به، والأشياء التي لم تتصور أن تحدث، سوف تفاجئك بعض المخاطر والمشاكل التي لم تتوقعها، ولكن من خلال التمسك بهذه النقاط وعمل جدول زمني مفصل للمشروع، سوف تكون أكثر استعدادا للتعامل مع المشاكل التي قد تواجهك بما لا يسمح بتعطيل إنتاجية المشروع الخاص بك.